Презентуємо вашій увазі другу частину порад для покращення досвіду користування ERP-системою Microsoft Dynamics 365 Business Central під час ваших повсякденних задач, а перша – ось тут. Отже, дізнавайтеся про цікаві фішки Business Central для кінцевих користувачів та ставайте справжніми ERP-профі.
Фінанси та бухгалтерія
Використовуйте шаблони журналів – для прискорення введення типових операцій. Шаблони дозволяють визначити наперед основні параметри, що також зменшує ризик помилок під час введення даних. Замість ручного заповнення однакових полів щодня або щотижня, користувачі можуть просто вибрати відповідний шаблон і внести лише змінні дані (наприклад, суму або дату).
Закупівлі та продажі
Замініть ручний облік документів на пакетний в неробочі години. Пакетний облік дозволитьзменшити навантаження на систему в періоди пікової активності користувачів. Можна налаштувати періодичність виконання (щоденно, щотижня, у певний час), визначити користувачів, яким дозволено запускати ці процеси, та встановити пріоритети для критично важливих операцій.
Автоматизуйте створення замовлень на закупівлю – використовуйте планування поповнення запасів. Функціональність планування аналізує попит, наявні запаси та відкриті замовлення, автоматично створюючи пропозиції на закупівлю, що зменшує ризик людських помилок, економить час та підвищує ефективність ланцюга постачання.
Дозвольте надмірне отримання товарів під час отримання покупок. На рівні товару/постачальника можливо визначити код перепроходу з налаштованим допустимим відсотком відхилення фактично отриманої кількості від запланованої кількості замовлення. Це забезпечує безперервність операцій, зменшуючи потребу в коригуваннях замовлення та уникаючи затримок у виробництві або продажах.
Використовуйте звіти «Доступність товару» в рядках документів на продаж. Це допомагає швидко оцінити наявність запасів (перевірити доступні залишки за допомогою звіту «Доступність товару за складами»), визначити реалістичну дату відвантаження (визначивши прогнозовані терміни надходження запасу за допомогою «Доступність товару за періодом»), ухвалити зважене рішення щодо виконання замовлення та уникнути затримок у постачанні.
Оптимізуйте процеси виставлення інвойсів клієнтам за допомогою створення 1 інвойсу для декількох відвантажень. Створення одного інвойсу для кількох відвантажень дозволяє зменшити кількість бухгалтерських документів, спрощуючи облік і пришвидшуючи обробку. Це також зручно для клієнтів, оскільки вони отримують єдиний інвойс замість кількох, що спрощує узгодження платежів.
Видаляйте масово замовлення на закупівлю/продаж, по яким було повністю виставлено інвойс. Скориставшись функціональністю створення інвойсу для декількох відвантажень, як описано в п. 16, в системі залишаються замовлення, які були повністю оброблені. Такі замовлення можливо видалити вручну, або видалити масово, скориставшись відповідною функцією «Видалити замовлення на продаж, по яким виставлені інвойси». Функцію можна знайти скориставшись пошуком.
Автоматично заповнюйте кількість до отримання залишковою кількістю по рядку документу закупівлі. Налаштування необхідне, коли потрібно швидко обробити часткові або повні поставки без ручного введення даних. Відповідно, налаштування дозволяє прискорити обробку замовлення, зменшить кількість ручного введення, що знижує ризик помилок. Автоматизація рутинних процесів – особливо корисно для компаній із великим обсягом закупівель, де потрібне швидке оформлення приймання товарів.
Управління запасами
Відключіть автоматичний облік собівартості в Головну книгу. Це підвищує продуктивність системи, оскільки дозволяє уникнути миттєвих створень проводок по собівартості після кожної транзакції. Однак для точності звітності необхідно регулярно виконувати облік проводок за допомогою періодичного завдання.
Запускайте облік собівартості в Головну книгу за допомогою налаштувань черги робіт.Даний підхід працює в комбінації з рекомендацією в п. 19. Облік операцій в Головну книгу за допомогою черг робіт дозволяє винести масові обробки на виконання в неробочий час, щоб уникнути навантаження на систему.
Налаштуйте та оновлюйте час поставки товару для реалістичного планування залишків на складах. Плануючи поповнення важливо розуміти не лише кількість до поповнення, але і реалістичну дату надходження запасу на склади. Налаштування часу підготовки замовлення дозволить системі розрахувати автоматично очікувану дату поставки запасу на ваш склад, та користувачам такої інформації планувати свої подальші дії (використання запасу у виробництві, переміщеннях, продажах). Час можна налаштувати як на рівні постачальника, так і на рівні окремого товару.
Включіть адресне зберігання на складах в системі. Використання управління запасами на рівні окремих комірок (бінів) в Business Central допомагає компаніям оптимізувати складське зберігання, зменшити помилки та підвищити точність обліку. Це дозволяє більш ефективно використовувати простір складу, швидко знаходити потрібні товари та мінімізувати втрати через неправильне розміщення або псування. В результаті, компанії можуть покращити обслуговування клієнтів, скоротити витрати на зберігання та підвищити загальну ефективність управління запасами.
Використовуйте рішення для управління складськими операціями, представлені в AppSource. Такі рішення надають розширені функції управління складом, які виходять за рамки стандартних можливостей Business Central, такі як оптимізовані стратегії розміщення, складні алгоритми підбору та відстеження запасів у реальному часі. По-друге, інтеграція з терміналами збору даних спрощує складські операції завдяки автоматизації збору даних, зменшенню кількості помилок, спричинених людським фактором, та підвищенню загальної ефективності.Зрештою, ці рішення забезпечують кращу видимість та контроль над запасами, що дозволяє приймати кращі рішення та підвищувати задоволеність клієнтів.
Робота з помилками в системі
При виникненні помилки в системі надайте відомості про таку помилку в Teams. Маючи можливість оперативно в декілька кліків поділитись деталями помилки, ви пришвидшуєте вирішення проблем, покращуєте комунікацію між кінцевими користувачами та ІТ-спеціалістами. Також це дозволить зібрати статистику помилок – наприклад, можливо, виявиться, що певні типи помилок виникають найчастіше, або що вони пов’язані з певними діями користувачів. Ця інформація може бути використана для покращення навчання користувачів, налаштування системи або розробки нових процесів.
Звертайте увагу на текст помилок в системі. Більшість помилок є інформативними та детально пояснюють суть проблеми: відсутність курсу валют на дату обліку операції, незаповнений обов’язковий реквізит операції тощо.
Безумовно, щоденно користуючись ERP-системою, ви відкриватимете для себе щось нове та матимете власні інсайди щодо оптимізації та налаштувань Business Central. Сподіваємося, цей матеріал стане вам у пригоді, адже Business Central – це сучасний та зручний бізнес-інструмент, що покликаний спростити адміністрування рутини та спонукати до прийняття більш якісних та виважених рішень. Якщо ви хочете заглибитись у вивчення системи, пропонуємо вам ознайомитись із детальними відеооглядами функціональності системи та додатків до неї на нашому YouTube-каналі.