Один із найважливіших параметрів інструментів обліку — довіра до інформації. Ось візьмемо звичний та дуже доступний інструмент, який часто використовують для обліку фінансів — Excel. Його критична вада — неправдивість даних. Користувач може змінити/видалити будь-яку цифру в будь-який момент. Іноді помилково, іноді навмисно.
В ERP-системі ви маєте не просто цифри, а транзакції, які створюються, як наслідок обліку певного первинного документа господарської діяльності. Якщо в документі є помилка, то її не можна виправити напряму або видалити документ.
Можна створити новий документ, який додасть таку ж транзакцію в обліку, але зі зворотним знаком. Цей документ вирівняє загальну суму, а потім дозволить створити новий первинний документ, в якому вже можна ввести правильні дані. Збереження інформації про помилку, створення коригувального і далі правильного документа — це і є аудиторський слід.
Важливо, щоб усі маніпуляції з документами зберігались. Це дає довіру до даних.
Business Central повністю відповідає вимогам щодо аудиторського сліду. На відміну від популярної російської облікової системи 1С/BAS.
Завдяки тому, що обліковані документи зберігають свій первозданний вигляд, система є носієм достовірної інформації для менеджменту і власників. Можливість мати так званий «аудиторський слід» дає підставу запобігти маніпулюванню даними і зловживанням в організації.
А щодо помилок, які іноді трапляються, то коли потрібно скоригувати дані в облікованому документі, Business Central надає зручні механізми сторнування обраних документів. Створюються операції зі зворотнім напрямком, одночасно відкривається такий же новий документ зі всіма заповненими полями, який можна поправити і заново облікувати
А ще Business Central має чудову функцію попереднього перегляду транзакцій при обліку. Це дозволяє користувачеві ще раз подивитись і перевірити себе перед тим, як обліковувати документ.