Як впровадити ERP для ІТ-бізнесу
Впровадження ERP для ІТ-бізнесу на певному етапі розвитку компанії стає наріжним каменем для масштабування. ІТ-компанії працюють на глобальному ринку, мають команди в різних офісах,традиційно використовують багато різних систем всередині організації для управління процесами. Отже, ERP-проєкт для таких організацій це завжди виклик. У цій статті ми хотіли поділитися власними спостереженнями щодо безпосереднього використання ERP-систем або намірами впровадження таких систем серед гравців IT-бізнесу. А також ми запросили експертів зі сфери ІТ для якісного доповнення статті різноплановими поглядами на цю тему.
Отже, для успіху ERP-проєкту важливо окреслити бізнес-цілі, заради яких впроваджується система, а також проблеми у поточному стані речей, які майбутня система має вирішити. Це дозволить консалтинговій команді та самій компанії мати мету і розуміння навіщо відбувається проєкт. Надважливо – готувати команду. Люди мають бути лояльним до змін, а ще краще рушіями цих змін. Вмотивовуйте команду проактивно рухати проєкт, готуватися до зустрічей, вивчати проєктну документацію та проходити тренінги. Тоді перехід на нову ERP-систему буде м’яким та результативним для компанії.
Навіщо ERP-система ІТ-компанії?
Якщо говорити про ERP-системи загалом, то з одного боку системи цього класу надають компаніям певні переваги – більш цілісну картину прибутковості бізнесу, запроваджують принципи аудійованості облікових даних, знижують ризик «людського фактора» при обліку, надають більшої контрольованості. З іншого боку, широко відомо, що впровадження комплексних ERP-систем є досить складною задачею, та потребує від компаній визначення власних вимог до обліку та наявності кадрових та фінансових ресурсів.
Такі характеристики ERP-систем можуть не дуже в’язатися з самим характером IT-компаній, які часто починають свій шлях як стартапи, і довгий час свого життя залишаються в такому стані. Для багатьох IT-компаній мати гнучкість в обліку і звітності, не ускладнювати процеси власного бізнесу, і загалом обходитися мінімальними інструментами часто є свідомим рішенням, яке фактично заміщує необхідність використання комплексної ERP-системи. Менше із тим, в певний період свого життєвого циклу, компанії приходять до рішення впровадити ERP-систему. Перш ніж відповісти на питання чому так стається, подивімось, яка зараз ситуація з ERP-системами у компаній з IT-бізнесу?
Який стан обліку в ІТ компаніях зазвичай
Звісно, всі компанії так або інакше мають облікові інструменти. У відносно невеликих гравців облік ведеться з допомогою суміші гугл- або ексель-таблиць, іноді частково використовуються умовно бесплатні та доволі прості за функціоналом облікові системи на кшталт QuickBooks, Xero, Zoho Books. Дехто розробляє власні системи, спираючись на той факт, що в компанії є розробники.
У більших гравців, що давно на ринку, питання з ERP може бути вирішено. Нерідко вони впроваджували такі системи власними силами бо мали власну ERP практику та in-house команду. Наприклад, EPAM є історично потужним партнером SAP, відповідно, компанія впровадила і давно використовує саме цю ERP. Ciklum свого часу обрав Microsoft Dynamics NAV (тепер Dynamics 365 Business Central) і після впровадження започаткував цю ж практику у себе. Хоча, з часом, її припинив, але система залишилась і досі служить компанії.
Що ж спонукає IT-компанії залишити стартаперський запал, полишити гугл-таблиці з вірним QuickBooks, та вирушити у складну мандрівку ERP-проєктом? Базовою причиною є масштабування бізнесу.
Як ERP допомагає ІТ-бізнесу зростати?
Річ у тім, що зростання IT-компанії відбувається в кількох напрямках – збільшується людський ресурс, з’являється більше замовників, відповідно, ускладняється організаційна та юридична структура. Вчора це була одна юридична особа в одні країні, сьогодні – це кілька компаній в різних юрисдикціях. Архітектура взаємодії зі співробітниками стає нетривіальною – частина членів команди може бути штатними співробітниками, частина – контракторами, і, зважаючи на кількість юридичних осіб, збільшуються ланцюжки розрахунків з персоналом. На це накладається валютний облік з курсовими різницями.
Також сценарії отримання виручки виходять на новий рівень. Коли йде мова про IT-компанії, умовно їх можна поділити на дві категорії – сервісні та продуктові. Це впливає на облікову політику і, відповідно, на вимоги щодо функціоналу ERP-систем. Хоча в багатьох аспектах потреби в цих двох категоріях компаній однакові.
Особливості обліку у сервісних ІТ-компаніях
Для сервісних IT-аутсорсингових компаній актуальним є облік годин (або інших одиниць виміру – дні, місяці, вартість команди), які продаються різним замовникам від різних джерел.
Наприклад: є проєкт з німецьким клієнтом, гроші по якому отримує німецька юридична особа компанії, а залучаються на проєкт кілька фахівців з інших юридичних осіб компанії, дехто як штатний співробітник, дехто як контрактор. Послуги цієї команди купує наша німецька юридична особа і перепродає кінцевому замовнику. В такому сценарії потрібно отримати дані про витрачені одиниці часу команди на проєкті, сформувати коректний інвойс замовнику, а також інвойси по ланцюжку для сплати отриманих послуг від компаній нашого холдингу, від яких ми залучали фахівців в загальну команду для німецького замовника. Частина членів команди може бути штатними працівниками, а частина – контакторами.
В цьому, досить типовому прикладі, переплітаються управлінський і локальні обліки. Управлінський облік дає прозору картинку так, наче у Вас немає тої великої кількості юридичних осіб, від яких залучаються ресурси, і Ви бачите одну зв’язку «проєкт кліжнта-надані послуги». Локальні обліки всіх залучених юридичних осіб в цьому проєкті потрібні, або мати коректні бухгалтерські дані та облік відповідних податків.
Для наведеного прикладу потрібно автоматизувати всі ланцюжки перетворень одних транзакцій в інші, і в той же час мати інструмент для відображення внутрішньохолдингових операцій (intercompany) і побудови консолідованої звітності. Тобто при формуванні фінансовій консолідації по холдингу, операції між власними компаніями мають бути коректно прибрані, і наглядова рада та акціонери отримають достовірні консолідовані фінансові звіти. Звісно, таким чином побудована система вимагає менше часу зовнішніх аудиторів і відповідно скорочує витрати на аудит, що є додатковою перевагою використання ERP-системи.
Продуктові ІТ-компанії
Схожа історія з продуктовими IT-компаніями. Не важливо, що є продуктом – програмне забезпечення (якийсь додаток) або пристрій чи обладнання. Продаж продукту відбувається по багатьох каналах (мерчантах), і встає питання обліку доходів у розрізі різних юридичних осіб з різних країн та локацій, в різних валютах. При цьому система має зручно забезпечити облік доходів для різних типів продажів – від звичайного ціноутворення, типового для виробника/дистрибутора обладнання, до схем підписок, якщо йдеться про продаж ліцензій.
Складна та насичена ІТ-екосистема
Додатковим викликом для реалізації впровадження ERP-системи в IT-компаніях стає інтеграція з іншими системами. Серед розповсюджених інтеграцій:
- Отримання даних про облік годин співробітників – це можуть бути трекінгові системи власної розробки, або системи на кшталт Jira та Azure DevOps.
- Маленькі системи локального обліку, можливо такі, в яких працюють бухгалтери на аутсорсі в деяких віддалених офісах.
- Платіжні та банківські системи. А також інтеграція з маркетплейсами, через які продають власні додатки IT-продуктові компанії.
- Інші системи, наприклад, управління персоналом та CRM.
Список не вичерпний. Методи інтеграцій також. Важливо, щоб нова ERP-система підтримувала сучасні (а іноді і не дуже, якщо є вимога побудувати інтеграцію з якимось доволі давнім рішенням) методи обміну даними.
Як впровадити ERP, що релевантна вашим потребам?
Як бачимо, потужна ERP-система має беззаперечну користь, коли IT-компанія виходить на певний масштаб. Варто зазначити, що складність і тривалість проєкту впровадження прямо пропорційна готовності компанії до чіткого формулювання принципів обліку. Це дає більшу динаміку проєкту. Саме впровадження ERP-системи можна розглядати як певного роду аудит власних бізнес-процесів та облікової політики. В цьому також варто розгледіти цінність проєкту.
Наприкінці, хочемо навести універсальні поради, якщо Ви є на порозі вибору нової ERP-системи:
Щодо вибору певної ERP-системи. Сприймайте її, як таку, з якою Вам прийдеться працювати багато років. Чи є за нею надійний вендор, чи є достатньо фахівців на ринку, чи присутній цей продукт в інших країнах, чи містить у своїй базовій поставці перелічені функції: фінансова консолідація, можливість поєднати локальний і управлінський облік, облік проєктних робіт з різними ставками часу, можливість біллінгу підписок тощо. Чи легко система модифікується та які є показники масштабування, якщо говорити про великі обсяги транзакцій?
Уважно придивіться до команд партнерів з впровадження, з якими плануєте виконання проєкту. Отримайте відгуки, бажано по ринку власними незалежними джерелами. Гарною ідеєю буде створити сценарій/приклад демонстрації і попросити партнера налаштувати такий приклад і показати Вашій команді. При цьому бажано, щоб від партнера показ демо робив фахівець чи група, яка буде безпосередньо приймати участь в майбутньому проєкті а не просто крутий преселлер. Звісно, взагалі чудово, якщо Ви знайдете команду, що вже мала досвід подібних проєктів саме в ІТ-сфері і схожому бізнес-домені.
Насамкінець, підійдіть ретельно до формування обсягу проєкту. Коли створюється оцінка майбутнього проєкту – вартість і тривалість, важливо мати адекватне уявлення щодо того, які вимоги є наразі. І це уявлення потрібно передати партнеру з впровадження. Гарним кроком тут буде витратити трохи додаткового часу і бюджету на міні-проєкт з діагностики (так званий Discovery або «пілот»). Це допоможе більш чітко розрахувати ваш майбутній обсяг проєкту, ви отримаєте реалістичну оцінку та зважено поставитесь до підготовки ресурсів – власної команди та бюджету на фінансування проєкту.
Короткі висновки
За даними тогорічної статистики, українська IT-спільнота генерує 4,5% ВВП України та становить 12% в загальному експорті. В нашій практиці значно побільшало запитів на впровадження ERP саме від ІТ-сегменту, а це означає, що IT-компанії в своєму життєвому циклі виходять на той рівень масштабу, який потребує ERP-систему. Цей тренд зростатиме та попит на фахові команди з імплементації ERP також збільшуватиметься. Саме тому варто планувати завчасно як бюджет, так і внутрішню та партнерську команду, щоб майбутній проєкт рухався відповідно до погодженої вами дорожньої карти. Отже, я сподіваюся даний матеріал стане у пригоді тим, хто планує впровадження бізнес-софта наступного року, та вже зараз прагне якісно підготуватися.