Як Business Central може допомогти організувати та автоматизувати роботу благодійного фонду, неприбуткової організації чи громадського об’єднання? На прикладі нещодавно реалізованого проєкту по обліку гуманітарної допомоги, ми хочемо поділитися можливостями системи Microsoft Dynamics 365 Business Central для благодійних, неприбуткових чи громадських організацій. Адже таким компаніям необхідно вести облік та звітність перед міжнародними партнерами та донорами та робити це прозоро та своєчасно.
Також важливим елементом у впровадженні ERP-системи є наявність аудиторського сліду, що унеможливлює редагування фінансових проводок та операцій а також дає додатковий аспект довіри у взаємодії з міжнародними донорами.
В нашому проєкті (NDA) ми мали задачу консолідувати облік по двох категоріях:
- Гуманітарна допомога, харчування і медична підтримка людей громади, що оплачується бюджетними коштами.
- Розподіл гуманітарної допомоги, отриманої від донорів (спонсорів).
Цей процес у замовника не був формалізований, вони не завжди розуміли, де що розміщено, не було чіткого обліку. Основною метою для замовника було зробити процес прозорим.
В ході реалізації проєкту ми перевели в Business Central наступні складові:
- Облік приходу товарів від донорів і те, що було закуплено у постачальників.
- Формування індивідуальних пакетів допомоги і меню для годування ВПО.
- Передачу гуманітарної допомоги в менші структурні одиниці.
На основі даних, облікованих в системі, замовник може формувати зміни для донорів, слідкувати за реальними залишками на складах, швидко передавати інформацію між структурними одиницями та між співробітниками.
Оскільки ми розуміли, що це неприбуткова організація то намагалися максимально використовували стандартну функціональність системи та адаптували під потреби замовника та специфіку обліку. Так, наприклад:
- Донорів завели в довіднику Постачальники.
- Замовників завели в довіднику Клієнти.
- Відповідно, отримання гуманітарної допомоги облікували через Замовлення на закупівлю,
- Передачу гуманітарної допомоги замовника облікували через Замовлення на продаж.
- Ще використовували Замовлення на збірку для формування індивідуальних пакетів допомоги.
Таким чином, ми швидко реалізували проєкт, надали максимальну прозорість та єдиний центр обліку для замовника та спростили звітність перед головними донорами.