Microsoft Dynamics 365 Business Central — це потужна ERP-система, яка містить безліч корисних функцій для бухгалтерів та фінансової служби компанії
Сьогодні ми розглянемо 10 цікавих функціональностей системи Business Central для фінансистів та бухгалтерів. Перш за все, варто зазначити, що ERP дозволяє автоматизувати рутинні завдання типу обліку рахунків, платежів, амортизації та ПДВ, що значно знижує кількість ручної роботи. А також важливий аспект – це аудиторський слід та детальна історія змін у записах та можливість швидкого доступу до всіх документів. Таким чином, система значно полегшує проведення внутрішніх і зовнішніх аудитів для компанії.
Варто також нагадати, що в системі можна налаштувати різні рівні контролів, вона містить цілу низку заходів із кібербезпеки та є надзвичайно зручною для розгалужених команд, адже працює у хмарі, що дозволяє кінцевим користувачам працювати з будь-якої точки світу. Отже, давайте розберемо найбільш важливі у щоденній роботі фінансового департаменту функції ВС:
Бюджетування та прогнозування
У Business Central можна створювати бюджети, використовуючи різні аналітичні розрізи. Це означає, що бюджет може формуватися на основі:
- Рахунків та аналітик – наприклад, бюджетування витрат за статтями витрат (зарплата, оренда, реклама тощо).
- Аналітики та аналітики – наприклад, поділ бюджету по підрозділах і видам діяльності одночасно.
Ця функція дозволяє детальніше планувати витрати та доходи компанії, що особливо корисно для фінансового управління та контролю. Можливість комбінувати аналітики (наприклад, підрозділи + статті витрат) дає змогу компанії детальніше аналізувати плановані витрати та доходи. Наприклад, фінансисти можуть створити бюджет для кожного відділу компанії (продажі, маркетинг, виробництво) і деталізувати його за статтями витрат (зарплата, матеріали, реклама).
Фінансисти можуть автоматично створювати бюджети на основі фактичних фінансових даних за попередні періоди. Наприклад, якщо компанія хоче скласти бюджет на 2025 рік, система може взяти реальні показники за 2024 рік і скоригувати їх на певний коефіцієнт (наприклад, +10% через інфляцію або прогнозоване зростання продажів).
Загалом, функції бюджетування та прогнозування у Business Central допомагають фінансистам ефективно керувати фінансами, контролювати витрати та оптимізувати ресурсне планування.
Зручні інструменти для побудови фінансової звітності
Business Central пропонує гнучкі та зручні інструменти для створення фінансової звітності без необхідності залучення розробників.
Система дозволяє швидко генерувати стандартні фінансові звіти, зокрема:
- Баланс – відображає активи, зобов’язання та власний капітал компанії.
- Звіт про прибутки та збитки – показує фінансовий результат діяльності за період.
- Звіт про рух грошових коштів – допомагає відстежувати джерела надходжень та витрат грошей.
Ці звіти можна налаштовувати за допомогою гнучких фільтрів і періодів.
Одна з головних переваг – можливість налаштовувати вигляд звітів вручну без залучення розробників. Фінансисти можуть самостійно:
- Визначати які дані будуть у звіті.
- Налаштовувати рядки та стовпці відповідно до потреб.
- Використовувати формули для розрахунку показників.
Це дозволяє швидко адаптувати звітність до вимог керівництва або аудиторів.
Business Central підтримує аналітичні виміри, що дозволяє деталізувати звіти за:
- Підрозділами
- Проєктами
- Центрами витрат
- Видами діяльності
Це корисно для детального аналізу фінансових показників компанії.
Звіти можна легко експортувати в Excel, що дозволяє додатково аналізувати дані або використовувати їх наприклад у презентаціях. Дуже зручно та нативно.
Інтерактивний аналіз даних
У системі дані можна аналізувати безпосередньо зі сторінок списків і книг операцій без необхідності запускати окремі звіти або відкривати інші програми, як-от Excel. Ця функція дозволяє узагальнювати та аналізувати дані в інтерактивному режимі, формуючи звіти під власні потреби з можливістю їх збереження та передачі даних для інших співробітників.
Мультивалютність
Система Business Central підтримує транзакції в кількох валютах, полегшуючи керування міжнародними фінансовими операціями. Додатково у системі налаштовується місцева валюта, в якій фіксується операції, додатково можна налаштувати валюту звітності. Наприклад, місцевою валютою є гривня, і всі операції фіксуються у гривні, валютні операції перераховуються у місцеву валюту по курсу на дату операції, додатково налаштовується звітна валюта як долар США. Це дозволяє формувати звіти, наприклад, Баланс не лише у гривні, а й у доларах США.
Автоматизація повторюваних завдань
У системі Business Central можна виконати налаштування для автоматизації рутинних завдань. Для цього використовуються такі інструменти як Повторювані журнали, де можна налаштувати періодичність повторювання певних задач. Це дозволяє зменшити об’єм ручних операцій та зменшити кількість помилок. Але у нових релізах також є й Agents – автоматизація, яка дозволяє налаштувати певні робочі завдання, що повторюються регулярно, які будуть роботизовані за допомогою Agents у ВС.
Функціонал обмеження дати обліку
Функціонал обмеження дати обліку у Microsoft Dynamics 365 Business Central є потужним інструментом контролю фінансової дисципліни в компанії. Він дозволяє гнучко керувати періодами, у межах яких користувачі можуть проводити бухгалтерські операції, запобігаючи помилкам і неконтрольованим змінам у фінансових даних.
Компанія може встановити глобальне обмеження на проведення документів, щоб уникнути внесення змін у вже закриті періоди. Наприклад:
- Дозволити операції лише в межах поточного фінансового місяця.
- Заблокувати зміни в документах за минулі періоди після завершення фінансової звітності.
- Обмежити реєстрацію документів лише майбутніми періодами для прогнозування (якщо це необхідно для специфічних бізнес-процесів).
Це гарантує, що історичні дані залишатимуться незмінними, що критично важливо для збереження точності фінансової звітності та уникнення аудиторських ризиків.
У Business Central можна також налаштувати індивідуальні обмеження для кожного користувача, залежно від його ролі та рівня відповідальності.
Відділ продажів
- Менеджери з продажу можуть реєструвати рахунки лише поточною датою, що унеможливлює випадкове проведення документів за минулий або майбутній період.
- Це зменшує ризик розбіжностей між бухгалтерським і фактичним станом продажів.
Фінансовий відділ
- Для бухгалтерів та фінансових аналітиків обмеження може бути налаштоване на рівні поточного місяця, що дозволяє їм обробляти документи в межах звітного періоду.
- Це дає їм гнучкість у закритті місяця, не дозволяючи втручання в попередні періоди.
Контроль доступу для некваліфікованих працівників
- Для співробітників, які часто роблять помилки, можна встановити повну заборону на проведення облікових операцій.
- У такому разі документи спочатку проходитимуть перевірку бухгалтером перед внесенням у фінансову систему.
- Це мінімізує ризик некоректних або випадкових записів, які можуть вплинути на фінансову звітність.
Синхронізація базових довідників
Якщо у компанії декілька юридичних осіб, то можливо налаштувати синхронізацію базових довідників: клієнтів, постачальників, товарів. Дане налаштування передбачає, що інформація в довіднику заповнюється в одній компанії і далі передається в інші компанії, які налаштовані для синхронізації. У даній ситуації не потрібно вносити інформацію у кожній компанії окремо, що зменшує кількість однакових дій.
Формування переліку аналітик та можливість їх коригування у випадку помилки
У системі є можливість налаштувати довідник аналітик. Це додаткові характеристики, які можуть зафіксовані по операції. У системі не має обмежень щодо кількості аналітик. Прикладами є статті витрат/доходів, стаття руху грошових коштів, товарні групи товарів, категорії клієнтів/постачальників тощо. На рівні системи можна налаштувати контролі для обліку операцій зі створеними аналітиками. У випадку помилки у системі є можливість скоригувати аналітики, наприклад, обрали неправильну аналітику для статті витрат при списанні товарів. Дану інформацію можна виправити без коригування документа списання
Інтерактивний прогноз руху грошових коштів
Для ролі бухгалтера можна налаштувати інтерактивний прогноз руху грошових коштів, який може бути налаштований як діаграма або графік. При цьому інформацію у даному прогнозі можна оновлювати відразу на рольовому центрі без потреби робити додаткові кроки. Прогноз руху грошових коштів може враховувати також операції, які внесені вручну. Функція інтерактивного прогнозу руху грошових коштів у BusinessCentral дозволяє фінансистам і бухгалтерам ефективно управляти ліквідністю компанії, прогнозувати майбутні фінансові потоки та приймати виважені стратегічні рішення. Це один із ключових інструментів для забезпечення фінансової стабільності та гнучкості бізнесу.
Інтеграція з іншими інструментами Microsoft
У системі можна налаштувати інтеграцію з такими інструментами, як Excel, Power BI та Office 365. Це покращує можливості аналізу даних, звітування та співпрацю. Додатково можна використовувати Teams та надсилати звіти за його допомогою. Процедуру затвердження записів можна налаштувати також за допомогою Teams.
Ці функції роблять Business Central комплексним і потужним інструментом для бухгалтерів, допомагаючи їм керувати фінансовими даними ефективніше та приймати важливіші бізнес-рішення на основі реальних даних у системі. Цінність Business Central значно посилюється саме за рахунок безшовної інтеграції із цілою плеядою бізнес-додатків Mіcrosoft, вся екосистема працює синергійно, із нативним інтерфейсом, єдиним аккаунтом кінцевого користувача. В нашій практиці, саме комплексні інтегровані рішення дають значний буст розвитку нашим клієнтам для подальшої експансії бізнесу та масштабування.
Якщо ви бажаєте переглянути відео із оглядом цікавих та нових функуіональностей Business Central, то рекомендуємо розпочати з ось цього: