Повномасштабна війна прискорила процес, який в українському бізнесі визрівав роками, – відмову від російського софту 1С на користь міжнародних ERP-систем. Для когось це рішення, ухвалене з міркувань безпеки й репутації, для когось – крок до нового рівня прозорості й керованості бізнесу. Але для всіх без винятку це виявляється довгим, часто болючим, проте вкрай важливим шляхом.
Про те, чому компанії наважуються на такий перехід, з якими страхами й міфами стикаються на цьому шляху, скільки насправді триває впровадження та як підготувати команду до змін, ми поговорили з тими, хто пройшов цей шлях зсередини і хто супроводжує десятки подібних проєктів ззовні.
Учасники розмови:
- Ірина Дехтярук – модераторка, керівниця партнерських продажів у «Вчасно Груп»
- Сергій Герасімов – фінансовий директор «Вчасно Груп»
- Віталій Курдюмов – співзасновник Clarity Ukraine
Ірина Дехтярук: Розкажіть, будь ласка, коротко про себе: хто ви, яка ваша роль і яка ваша участь у процесі переходу з 1С.
Сергій Герасімов: Я – фінансовий директор «Вчасно Груп». Ми зараз активно переводимо наші компанії на Business Central – той софт, який ми обрали ще декілька років тому. Моя роль – організовувати цей цікавий і водночас непростий процес, робити так, щоб люди не вигорали і щоб ми не просто перейшли на новий софт, а щоб це принесло компанії реальну цінність наприкінці проєкту.
Віталій Курдюмов: Наша команда займається впровадженням Microsoft Dynamics 365 Business Central, і саме цю систему використовує «Вчасно Груп». Ми працюємо в цій сфері багато років. Якщо років 15–20 тому це не було мейнстримною історією для локального ринку (система міжнародна, зі своїми перевагами, але не дуже звична для наших реалій), то зараз до цього продукту величезна хвиля цікавості. У нас багато проєктів і запитів, бізнеси України хочуть замінити те, до чого звикали роками й у що інвестували. Із задоволенням поділимося своїм досвідом.
Наскільки масовим є перехід на Business Central
Ірина Дехтярук: Віталію, а чи багато бізнесу вже переходить на Microsoft Business Central, чи більшість поки лише думає?
Віталій Курдюмов: Тут зараз відбувається доволі унікальна історія – не впевнений, що в світі було щось подібне. Є велика країна, де десятиліттями панував фактично один гравець – російська компанія «1С», яка, за різними оцінками, займала 70–80% ринку облікових систем. Це величезна частка ринку.
Тому й зрозуміло, що компанії не можуть одномоментно відмовитися від того, у що інвестували роками. Це багатошарова історія: до нас, і не тільки до нас, а й до всіх гравців альтернативних систем, звертається багато компаній, але процес прийняття рішення довгий. Спочатку потрібно зрозуміти, що це за альтернативна система – той-таки Business Central, – наскільки вона підтримує локальні вимоги. Далі – питання вартості, асоційованих витрат, готовності команди, наявності фахівців. Ця багатошаровість вимагає часу, тому ми спостерігаємо зростання інтересу і поступово реалізуємо ці проєкти – навіть із певною чергою компаній, які готуються до переходу.
Ірина Дехтярук: Цікавість справді велика. А які основні страхи в клієнтів, які довго вагаються з переходом?
Віталій Курдюмов: Страхи якраз пов’язані з тим, що доводиться відмовлятися від звичного, у що вже інвестували, і отримувати натомість щось незнайоме – незрозуміло, наскільки якісно воно працюватиме і які витрати з цим пов’язані, причому не лише на етапі впровадження, а й у подальшому користуванні.
Крім того, ERP-система – це, з одного боку, управлінська історія, яка охоплює багато бізнес-процесів, а з іншого – там є регламентований, бухгалтерський, податковий облік. І є прошарок співробітників – бухгалтерія, – який традиційно дуже консервативний і сумнівається, чи зможе будь-яка інша система, окрім 1С, відповідати їхнім вимогам щодо обліку.
ТОП-3 страхи клієнтів при переході
Ірина Дехтярук: Якщо підсумувати – який страх на першому місці?
Віталій Курдюмов: ТОП-1 – це те, що міжнародні системи, зокрема Business Central, підтримують принцип незворотності операцій. Проведений документ, який створив бухгалтерські проведення, неможливо видалити чи заднім числом змінити. У 1С це можна було робити. Так, цьому є пояснення – потрібно бути більш дисциплінованим, є можливості попереднього перегляду операцій тощо, – але для багатьох компаній це принципова психологічна перешкода: «як ми будемо працювати без цього?» Тут спрацьовує сила звички.
Другий страх – те, що система хмарна: а як зберігаються дані в хмарі, який до них доступ? Тут одночасно є і страх, і розуміння: якщо власний сервер знищено, наприклад ракетою, дата-центру просто не стане, тоді як хмара за кордоном, надто від Microsoft, дає надійний доступ і безпеку. Але водночас частину клієнтів бентежить сама модель підписки – постійна щорічна оплата за користування системою замість одноразової купівлі «назавжди». Тут потрібно змінювати мислення.
І третій страх – загальна адаптація компанії: скільки насправді доведеться витратити коштів. Є оцінка вартості впровадження, але всі підозрюють, що витрати виявляться значно більшими, і бояться, що почнуть проєкт, а потім не зможуть «потягнути» його фінансово.
Тренди ринку ERP та штучний інтелект
Ірина Дехтярук: Розкажи, будь ласка, про тенденції ринку ERP. У які напрямки зараз інвестують вендори?
Віталій Курдюмов: Моя позиція така: міжнародні ERP-системи з погляду функціоналу вже кілька років тому вийшли на певне плато. Якщо порівняти серйозних гравців на світовому ринку, вони функціонально доволі схожі – відмінності радше в нюансах: у когось краще пропрацьоване казначейство, у когось – виробничий блок.
Але є один напрямок, де відбувається справжній прорив, – це штучний інтелект. Ми бачимо появу AI-агентів і помічників, які допомагають створювати звіти й виконувати рутинні задачі.
Наведу приклад. Кілька місяців тому на великій конференції команда Microsoft показала невеликий відеоролик перед 3500 партнерами, які впроваджують їхні продукти. Сюжет був такий: клієнт телефонує консультанту з проблемою – держава ввела нові вимоги до сертифікації товарів, потрібно терміново перевірити залишки на відповідність і «на вчора» щось зробити. Консультант вмикає запис у Teams, клієнт детально розповідає нюанси протягом години, а консультант каже: «Я тобі зателефоную». Він завантажує запис Teams у систему всередині Business Central, яка аналізує наявний сетап клієнта. Поки консультант випив кави й пограв у дартс, для нього вже згенеровано протестоване розширення (extension) до Business Central із потрібним функціоналом.
Це і є напрямок розвитку – допомога консультантам, розробникам, аналітикам, яка дозволяє швидше реалізовувати те, на що раніше витрачалися десятки годин чи навіть місяці. Штучний інтелект – це автоматизація рутини, яка звільняє час для аналітики, яка справді приносить користь бізнесу.
Історія «Вчасно Груп»: чому відмовилися від 1С
Ірина Дехтярук: Сергію, поділись, будь ласка, історією «Вчасно Груп». Що стало причиною переходу з 1С і як ти долучився до цього процесу?
Сергій Герасімов: Думаю, що в команді «Вчасно Груп» ідея відмови від 1С і переходу на інший продукт визріла давно. Але остаточним поштовхом став 2022 рік і початок повномасштабної війни – тоді ухвалили політичне рішення про відмову від так званого «ворожого софту» і заміну його на міжнародне рішення.
Тут одразу зійшлося кілька причин. Хоч 1С, чого приховувати, – гнучка система з великими аналітичними можливостями і зручна в роботі, компанія все одно дивилася в бік міжнародних продуктів, тому що ми так чи інакше починаємо активніше співпрацювати з навколишнім світом, і вимоги до інструментів роботи зростають. Саме тоді компанія остаточно утвердилась у думці, що потрібно переходити на іншу систему.
Ірина Дехтярук: А як довго ухвалювалося рішення?
Сергій Герасімов: Рішення ухвалювалося певний час, аналізували декілька систем – на момент мого приєднання до компанії вже точно розглядали Business Central, SAP Business One й інші рішення (їх перелік нині більший, ніж у 2022-му). Був сформований шортлист, оцінили ризики, вартість, можливості, а також кількість провайдерів, які можуть це реалізувати. Вибір зупинився на Business Central.
Ірина Дехтярук: З твого досвіду фінансового директора – чи є ризики в тому, що компанії залишаються працювати в 1С?
Сергій Герасімов: Ризику щодо самої інформації я особисто майже не бачу, але є інший ризик – політичний. Не факт, що з такими компаніями будуть співпрацювати так само, як з тими, хто не використовує 1С чи інший софт, який належить агресору. Це перше.
По-друге, на мою думку, за міжнародними системами майбутнє. 1С – доволі стара система, яка не так суттєво змінюється з часом. Та можливість «заднім числом» редагувати документи, про яку казав Віталій, у ній досі існує. А весь світ знає, що в міжнародних системах цього немає за замовчуванням. Мені, як фінансовому директору, не потрібно вигадувати додаткові налаштування чи когось контролювати – я точно знаю, що в моїй системі так ніхто не зробить, і мені не доведеться потім з’ясовувати, хто і як це зробив. Тому я вважаю, що фінансова, бухгалтерська й податкова спільнота рухатиметься в бік міжнародних систем – або українських рішень, які також з’являються на заміну 1С. Зрештою, це може стати одним із критеріїв оцінки постачальника чи контрагента – перейшов він на нове рішення чи ні.
Сергій Герасімов: Так, на сто відсотків. Досвід роботи в міжнародних компаніях і корпораціях показує: якщо хочеш стати постачальником такої компанії, проходиш аудит, і система обліку – частина цього аудиту. Не виключено, що компанії почнуть офіційно вимагати від постачальників і провайдерів відмови від 1С чи іншого «ворожого» софту.
Віталій Курдюмов: Тут додам. Пару тижнів тому Deloitte проводив захід, присвячений альтернативам «ворожому» софту, і паралельно була сесія за участю гравців у сфері комплаєнсу. Уже з’являються репутаційні тренди щодо того, чи використовує компанія російські продукти. Законодавчо це поки ніяк не закріплено, але у великих компаніях це вже фіксують під час пошуку вендорів чи партнерів – і звертають на це увагу. Це вже стає звичним питанням до контрагента.
З чого варто починати перехід з 1С
Ірина Дехтярук: Віталію, коли компанія вже ухвалила рішення змінити софт – з чого їй варто розпочати?
Віталій Курдюмов: Гарне питання. Насамперед важливо декомпозувати, хто саме ухвалив рішення. Зазвичай це власники або керівництво – той-таки фінансовий директор, який усвідомлює ризики й каже: «Ми йдемо». І тут головне питання – з чого починати.
Потрібно переконатися, що всередині компанії є синергія, спільне бачення, вектор – що всі дійсно готові переходити. Якщо цього немає, проєкт може забуксувати, і краще трохи почекати.
Наведу практичний приклад. Зараз ми співпрацюємо з компанією з мілітеки. Там цікава ситуація: операційна діяльність – supply chain, рух товарів, залишки, партійний і серійний облік виробництва, планування запасів – конче потребує нової системи, бо компанія росте стартап-темпами й самі не завжди розуміють, на чому працюють. А консервативніша частина команди – бухгалтерія – каже: у нас усе вже налаштовано на базі, умовно, «1С перекрашеної», і облік ведеться. Знайшли компромісне рішення: та частина бізнесу, яка готова, впроваджує supply chain на Business Central уже зараз, а бухгалтерію підтягнуть поступово, через інтеграційні містки між системами. Так команда поступово отримує довіру до нового рішення.
Тобто готуватися варто насамперед із погляду команди: якщо команда готова й вірить у зміни, проєкт із високою ймовірністю буде успішним.
Ірина Дехтярук: Можливо, варто сформувати чіткий перелік вимог, чек-лист?
Віталій Курдюмов: Звісно, варто, це перший, «нульовий» крок. Але мій досвід – а це майже 25 років в ERP – підказує: жодного разу я не отримував вимог, які на сто відсотків можна було б використати як ідеальний дороговказ для планування проєкту. Навіть компанії, які роблять це якісно, отримують лише перший обсяг, від якого можна відштовхуватися.
Ключове – це взаємодія з партнером, який впроваджуватиме конкретну систему. Кожна платформа має свою архітектуру, логіку, функціонал, і якщо є час і бажання, варто провести з кожним потенційним партнером детальну «discovery»-розмову, щоб зіставити вимоги з баченням реалізації. Або обрати короткий список чи одну систему, у яку віриш за певними критеріями, і вже з нею уточнювати вимоги.
Наведу ще приклад: великий телеком-провайдер зі своєю «дочкою» підійшов дуже серйозно – виписав детальний бізнес-процес, зробив proof-of-concept, усе виглядало чудово, був чіткий план проєкту. Але вже під час реалізації з’ясувалося, що бачення бізнес-аналітиків трохи відрізнялося від того, як бачили процес реальні користувачі та як ми оцінювали задачу з технічного боку. Виникли додаткові вимоги, тому що взаємодія з командою впровадження почалася не на старті, а вже під час проєкту. У підсумку все пройшло нормально, додали потрібний функціонал, але висновок такий: навіть ідеально прописані вимоги не скасовують потреби у взаємодії з командою впровадження ще до старту проєкту.
Екосистема рішень та інтеграції
Ірина Дехтярук: Чи враховують клієнти вже на старті, з чим обране рішення має інтегруватися?
Віталій Курдюмов: Нормальні клієнти, які підходять до цього серйозно, – так. Наведу приклад: міжнародний гравець із Business Central в офісах по всьому світу вирішує замінити 1С в Україні за глобальним шаблоном впровадження, орієнтованим переважно на бухгалтерський і податковий облік. Але на наступному етапі спілкування долучаються місцевий керівник офісу, бухгалтер, операційний директор – і виявляється, що потрібна інтеграція з «Вчасно Каса», електронним документообігом, ЄДІН, кількома банками, MEDOC та ще з десятком сервісів, про які глобальна команда навіть не підозрювала. Очікували проєкт на три місяці, а насправді додається ще стільки ж, бо кожну інтеграцію треба перевірити, протестувати й допрацювати. Іноді половина проєкту впровадження – це саме інтеграція із суміжними сервісами.
Сергій Герасімов: Підтримую. У нас уже часто клієнти-користувачі «Вчасно» звертаються з питанням: «Ми вирішили змінити 1С – хто вже інтегрований з вами? Будемо обирати серед цього переліку». Тобто такий тренд ми вже точно бачимо.
Хмара: чи все ще є побоювання щодо безпеки
Ірина Дехтярук: А якщо говорити про хмарне рішення – чи залишаються застереження, що це небезпечно чи неконтрольовано?
Віталій Курдюмов: Так, це один із ризиків, про які ми говорили. Певне упередження є, але його легко розвіяти. Найчастіше запитують про кібербезпеку, доступ до системи, збереження даних. Тут нам як партнерам Microsoft пощастило: можна показати документацію, провести penetration-тест, продемонструвати дата-центри Azure, можливість відкатити бекап буквально за секунди. У хмарі, на мій погляд, дані зберігаються навіть надійніше й безпечніше.
Ще один аргумент: якщо система розгорнута на власному сервері, потрібно бути готовим, що всі «фішки» на кшталт Copilot чи MCP-серверів – коли, наприклад, Outlook і Business Central взаємодіють між собою, а AI-агент допомагає створювати замовлення на продаж, – просто не запрацюють: доведеться прокладати додаткові шлюзи, сертифікати, а це величезні витрати зусиль. У хмарі це вже працює нативно. З іншого боку, є компанії, які хочуть мати все на власному сервері, впевнені у своїй інфраструктурі, – і це теж їхнє право.
Аудит бізнес-процесів перед впровадженням
Ірина Дехтярук: Повертаючись до підготовки – з чого варто розпочати сам процес переходу?
Віталій Курдюмов: Дуже важливий крок – це те, що я вже згадував на прикладі телеком-компанії: починати варто з аналізу власних процесів такими, якими вони є зараз, і оцінити, чи вони справді адекватні, чи створюють цінність, чи, можливо, компанія робить щось за інерцією – «бо так робили сто років». Уже на цьому етапі стане зрозуміло, до чого готуватися далі, адже будь-яка нова система не працюватиме так само, як звикла компанія, – доведеться певною мірою перебудовувати процеси.
Сергій Герасімов: Можу додати: у нас багато чого в Business Central відбувається автоматично, і ми були приємно здивовані, що обробка документів, даних, файлів там працює швидше, ніж у 1С. Я не технічний фахівець і не можу пояснити чому, але це дійсно легше налаштовується і швидше працює – імовірно, тому що Business Central просто новіша система, тоді як 1С уже застаріла.
Ірина Дехтярук: І якщо не провести аудит перед впровадженням, можна просто «оцифрувати хаос».
Сергій Герасімов: Саме так – про це часто кажуть: автоматизуєш хаос, отримуєш автоматизований хаос.
Віталій Курдюмов: Хочу додати, що це, мабуть, основна додаткова цінність, яку дає впровадження ERP: перша частина проєкту – робота з вимогами. Адже налаштувати систему технічно можна тисячею різних способів. Але коли вимоги формалізуються й проговорюються, у процесі виникає багато внутрішніх дискусій – особливо у великих компаніях: «А ми б хотіли так», «А сусідній підрозділ каже, що це на них вплине». Ці дискусії часто самі по собі є своєрідним аудитом і породжують додаткову ефективність, бо люди звикли працювати певним чином, а тепер їх запитують: «А чому саме так?» У підсумку компанія впроваджує систему вже усвідомленіше.
Хмарні технології у «Вчасно Груп»
Ірина Дехтярук: Сергію, а як щодо хмари у «Вчасно Груп» – структура вже побудована, чи цей тренд теж вплинув на компанію?
Сергій Герасімов: Безумовно. Цей тренд з’явився в компанії ще до Business Central, і задовго до нього. Це зручніше й безпечніше. Ми використовуємо багато різних сервісів і застосунків – Business Central, сервіси «Вчасно» та інші. Це справді допомагає: не потрібно шукати документи чи матеріали – пошук відбувається максимально швидко.
Ми вже давно працюємо на базі «Вчасно EDO». Усі документи, які досі надходять у паперовій формі, ми оцифровуємо й зберігаємо в єдиному архіві «Вчасно EDO» – не витрачаємо час на пошуки в шафах чи на сервері.
Ми свідомо використовуємо декілька джерел даних і не намагаємося централізувати все в одній системі, будь то Business Central чи будь-яка інша. Краще мати окремі сфокусовані рішення, які добре виконують свою функцію – наприклад, окрему HRMS-систему, синхронізовану з Business Central, – ніж намагатися побудувати кадровий облік всередині ERP, для якого вона не проєктувалась. Зараз весь обмін даними в компанії – це виключно хмара. Я вже й забув, коли востаннє тримав у руках паперовий документ.
До чого варто бути готовими на етапі самого впровадження
Ірина Дехтярук: Про підготовку ми вже поговорили – але це лише половина справи. Віталію, до чого варто бути готовими керівникам, командам і клієнтам уже безпосередньо в процесі переходу?
Віталій Курдюмов: Якщо підготовка пройшла якісно – визначені межі проєкту, обраний партнер – важливо розуміти: клієнт технічно може впровадити систему і власними силами, рокет-сайєнсу тут немає. Але у партнера є практичний досвід, це його профільна робота, тоді як у клієнта – свій основний бізнес. Тому саме партнер має задавати імпульс на старті впровадження.
Компанії варто дослухатися до дорожньої карти партнера, дотримуватися певної дисципліни й методології – як готуватися до зустрічей, проводити інтерв’ю, що і як тестувати. Часто ризик проєкту в тому, що перша половина проходить чудово, а на другій половині, коли вже зроблено кастомізації й готовий прототип системи, команда замовника має протестувати систему за своїми напрямками – і часто тестує недостатньо або взагалі каже «протестували», хоча насправді ні. Проблеми, які виявляються вже після запуску, виправляти значно складніше й дорожче, ніж на тестовому середовищі.
Ірина Дехтярук: А що ще, окрім тестування?
Віталій Курдюмов: Друга типова «біль» – перенесення даних зі старої системи в нову: довідники, відкриті документи, структури даних можуть суттєво відрізнятися. У нас є шаблони довідників, які просто потрібно заповнити – далі вони автоматично підтягуються в систему. Але на боці компанії, яка довго працювала в 1С чи іншій системі, дані часто містять дублікати й помилки. Тому завдання не просто перенести дані «один в один», а й почистити їх. Це забирає багато часу, і краще зайнятися цим заздалегідь, а не тоді, коли всі вже навчені й готові платити, а платити не можна – бо дані некоректні.
Мотивація команди під час переходу
Ірина Дехтярук: Ми вже говорили про потребу мотивувати команду, але як на практиці подолати опір і фразу «ми завжди так робили»?
Віталій Курдюмов: Мотивує зазвичай не ми, а керівництво клієнта. Це справді чутлива тема – люди різні. Був цікавий кейс: одна компанія перед стартом проєкту найняла тимчасових співробітників, щоб звільнити основну команду для роботи над проєктом. Це спрацювало добре, але так може дозволити собі не кожна компанія. Зазвичай же тим самим людям, які й так завантажені основною роботою, просто додають нове навантаження. Хтось сприймає це з ентузіазмом, хтось – навпаки, чинить опір.
Мотивація – це, як правило, мікс «батога й пряника»: бонуси, можливість керівнику проєкту з боку клієнта преміювати конкретних людей за виконання дедлайнів. У нашому досвіді такий підхід добре працював. Важливо подумати про це заздалегідь – як компенсувати командам додаткове навантаження.
Сергій Герасімов: Пригадаю приклад із життя: понад 15 років тому ми впроваджували міжнародну систему в одній компанії, і головний бухгалтер постійно повторював на кожній зустрічі фразу про те, що інвойс має бути «Primary Document». Зрештою його зробили почесним радником і знайшли нового головного бухгалтера – це теж було рішення.
Але головне – людям потрібно пояснювати, заради чого відбуваються зміни, а не просто ставити перед фактом. Ми з самого початку казали своїй команді: перші два роки переходу легше не стане, буде важко. Але ми робимо це заради того, щоб через три-чотири роки стало значно легше – щоб зникла ручна праця, а час звільнився для аналітичніших завдань. Вводити документи вручну – це вже минуле сторіччя.
У нас, до речі, впровадженням займається та сама команда, а не окремо найняті люди – хоча, за моїм досвідом, залучення додаткових людей працює швидше й ефективніше. Але є й інша сторона: ми пояснюємо команді, що знання міжнародної системи (яка б вона не була) робить людину ціннішим кадром на ринку праці – на відміну від знання 1С чи БАС. Люди сьогодні не працюють в одній компанії 40 років, і це нормально: збільшуючи свою експертизу, вони підвищують і власну ринкову вартість.
Віталій Курдюмов: Дуже гарний аргумент. Нас іноді запитують, чи можемо ми порадити фахівця зі знанням Business Central у команду – і ми самі шукаємо таких людей, попит справді конкурентний.
Ірина Дехтярук: А чи вдається мотивувати команду на практиці?
Сергій Герасімов: Вдається, і я цим щиро радий. Команда, з якою я працюю, здебільшого мотивована самостійно – люди зацікавлені і не відмовляються від додаткової роботи, хоча вона й непроста. У нас є бюджет на преміювання тих, хто виконує подвійне навантаження, хоча, можливо, ефективніше було б залучити додаткових людей на певний період. Люди в команді самі живуть концепцією змін: мені не доводиться доводити, що зміни – це нормально, вони самі пропонують ідеї для покращення, навіть без технічної підготовки.
Ще один важливий момент: у команді – фінансовій чи ІТ – обов’язково має з’явитися роль бізнес-аналітика. Дуже складно очікувати від людини, яка виконує одну й ту саму рутинну задачу, щоб вона одночасно оцінила її ефективність і знайшла втрати часу чи грошей. Це, як правило, краще робить окрема людина. У нас є окрема команда впровадження Business Central, яка складається з бізнес-аналітиків і розробників і працює на межі фінансового та ІТ-відділів. Дуже вдалим виявився кейс, коли одна з бухгалтерок за власною згодою перейшла в ІТ-відділ на позицію бізнес-аналітика – знання бухгалтерського обліку дуже допомагають у постановці задач і комунікації між відділами.
Що виявилося складнішим, ніж очікували
Ірина Дехтярук: А що виявилося складнішим, ніж очікували?
Сергій Герасімов: Саме процеси. На старті ми взяли процеси такими, якими вони працювали в 1С, і намагалися просто реалізувати їх у Business Central. Зараз, впроваджуючи систему для другої юридичної особи, ми діємо інакше: спочатку оцінюємо процеси, дивимося, що можна покращити, як перебудувати їх під можливості нової системи, і лише потім ставимо завдання розробці – як реалізувати це в Business Central або в наших внутрішніх системах (білінги, адмінки, кабінети). З таким підходом усе працює значно швидше й ефективніше.
Ірина Дехтярук: Скільки часу зайняв перехід однієї юридичної особи?
Сергій Герасімов: Якщо рахувати від початку оцінки у 2022 році, перша юридична особа (невелика) одразу почала працювати на Business Central без окремої оцінки процесів, а друга запрацювала повноцінно з 1 січня 2026 року – тобто фактично чотири роки. Це доволі тривалий процес, і пояснюється це складністю нашого документообігу й процесів. Зробити швидше можна було, але тоді ми про це не знали. Другу юрособу плануємо перевести швидше, ніж за рік.
Віталій Курдюмов: Додам щодо термінів. У нас були приклади, коли невеликі компанії з простим, попередньо налаштованим локалізованим Business Central, без складної управлінської звітності, запускалися за 2–3 місяці з запасом. А є й довші історії: дистрибуторська компанія з Кореї (із засновниками з України), що працює у фармацевтичній сфері, – проєкт розпочали у 2022-му, а повноцінно запустилися лише у 2025-му. Причина не в складності самого бізнесу (дистрибуція – доволі зрозуміла історія), а в тому, що проєкт постійно призупинявся: то відкривали новий завод, то офіс в іншій країні. Зараз вони вже дев’ять місяців працюють, задоволені результатом і Power BI-аналітикою, хоча весь проєкт тривав чотири роки. Але якщо команда й процеси більш-менш стабільні, а дорожню карту прописано чітко, середній термін впровадження – приблизно рік, і це нормальний показник.
З якими запитами приходить бізнес: цифрова трансформація та ШІ
Ірина Дехтярук: З якими запитами приходить бізнес? Чи є запит саме на цифрову трансформацію, зміну процесів, нові горизонти розвитку?
Віталій Курдюмов: У більшості випадків – так. Іноді формально звучить просто «заміна 1С», але тоді варто копнути глибше, бо це не гарантія якісного впровадження. Здебільшого ж компанії чітко проговорюють конкретну «біль»: щось відбувається, довго закривається період, некоректно рахується собівартість тощо. Адекватні компанії завжди можуть сформулювати свою проблему – і це водночас і для нас, і для замовника є дороговказом, заради чого все відбувається. Навіть якщо на пресейлі ми цього не чуємо, на зустрічах із керівництвом ми прямо запитуємо: «А навіщо вам зараз ERP?» Іноді компанія на мить зупиняється й починає внутрішньо усвідомлювати власну проблему. Тому я закликаю проводити такий діалог усередині компанії ще до звернення до партнера.
Ірина Дехтярук: А чи звучить у цих запитах штучний інтелект дедалі частіше?
Віталій Курдюмов: Тут є нюанс. Здається, усі розуміють, що ШІ – це помічник, але наразі багато досліджень і зусиль інвестується без чіткого «суперкейсу» практичного застосування. Якщо серйозно інтегрувати AI в процеси, одразу постає питання галюцинацій і неточних даних, а ERP та облік – консервативна сфера, де помилка може дорого коштувати. Тому поки що я б сказав, що це більше на стадії дослідження й пошуку конкретних застосувань – але я думаю, що незабаром з’являться конкретні робочі кейси.
Порада фінансовим директорам
Ірина Дехтярук: Сергію, яку пораду ти б дав фінансовим директорам і керівникам, які підходять до питання трансформації?
Сергій Герасімов: Я вже казав – головне питання: заради чого. Будь-яка ERP-система – це насамперед робота з даними. Ми створюємо ці системи не тому, що «так треба», а бухгалтерський і податковий облік існує тому, що цього вимагає законодавство. Але ERP – це формат збирання й структурування даних, і від того, наскільки продумано ми його побудуємо, залежить, наскільки легко буде далі працювати.
Що зрозуміліше побудована ERP-система, то легше далі формувати звіти й аналітику – а управлінська звітність насправді важливіша й цінніша за бухгалтерську чи податкову. Штучний інтелект уже сьогодні звільняє частину мого робочого часу. Рік тому я шукав би способи побудувати звіт – ставив завдання розробці або сам будував таблиці в Excel. Сьогодні я думаю, як написати промт у Copilot чи Claude, який інтегрується з Business Central і сформує потрібний звіт. Так, спершу я перевірятиму результат, можливо, не з першого разу спрацює ідеально, – але це суттєво економить час. Мені більше не потрібно, щоб звіт оновлювався щодня «про всяк випадок»: я просто напишу запит тоді, коли він мені знадобиться.
Підсумовуючи: потрібно чітко розуміти, заради чого відбувається трансформація, яку цінність вона несе для департаменту, компанії й людей, які ухвалюють рішення. Маючи якісні структуровані дані, можна проводити будь-яку аналітику, не витрачаючи зайвого часу й ресурсів.
Бліц-опитування
Ірина Дехтярук: На завершення – короткий бліц. По одному питанню кожному, відповідь одним реченням.
Найбільший міф про заміну 1С?
Сергій Герасімов: Що це неможливо і не потрібно – насправді це можливо і потрібно.
Віталій Курдюмов: Найбільший міф – що альтернативи не існує: нібито лише в 1С можна отримати повноцінний бухгалтерський і податковий облік.
Найбільша помилка при переході з 1С?
Сергій Герасімов: Брати процеси, як вони працювали в 1С, і намагатися один в один «натягнути» їх на нову систему – це працює дуже погано.
Віталій Курдюмов: Копіювати шаблони й підходи старої системи замість того, щоб навчитися новим інструментам отримання тієї самої фінансової інформації, які пропонує нова система.
Один показник, що свідчить про ефективність цифрової трансформації?
Сергій Герасімов: Швидке й достовірне закриття періоду – наприклад, протягом п’яти днів після його завершення – та зменшення кількості помилок, які потребують ручного повторного опрацювання.
Віталій Курдюмов: Коли команда сама починає пропонувати ідеї, що ще можна додати чи покращити в системі, – це верна ознака того, що вона прижилася і всі рухаються в правильному напрямку.
Якби ви поверталися на старт проєкту – що б змінили?
Сергій Герасімов: Провів би первинну оцінку процесів одразу, ще до старту – щоб не витрачати два-три роки на з’ясування того, що мало б бути базою від початку.
Віталій Курдюмов: Почав би на два роки раніше.
Плани «Вчасно Груп» на майбутнє
Ірина Дехтярук: А які плани у «Вчасно Груп» щодо наступних етапів цифровізації?
Сергій Герасімов: Насамперед – довести до завершення перехід на Business Central для другої юридичної особи. Далі – забезпечити роботу всіх компаній в єдиному середовищі, з консолідацією всіх даних і звітності. Ми, як і Віталій казав, розглядаємо не лише розвиток самого Business Central, а й допоміжні застосунки для точкових завдань, які немає сенсу розробляти всередині ERP.
Глобальна ідея – налаштувати Business Central так, щоб я як фінансовий директор бачив «сирий» інтерфейс системи мінімально, а більшість часу працював із дашбордом чи Power BI – відкрив один дашборд і одразу розумієш, як живе компанія.
Ірина Дехтярук: Чудова ідея. Дякую, колеги, вийшла дуже змістовна розмова – саме те, що варто почути тим, хто зараз лише на старті цього шляху.
Сергій Герасімов / Віталій Курдюмов: Дякуємо і сподіваємось, що це було корисно.
Перехід з 1С на міжнародну ERP-систему – це не про заміну одного інтерфейсу іншим. Це рішення, яке зачіпає процеси, людей і мислення всієї компанії, і яке, як показує досвід «Вчасно Груп», може тривати не місяці, а роки. Але, як зазначають обидва спікери, головне – розуміти, заради чого відбуваються зміни: заради якіснішої роботи з даними, більшої стійкості бізнесу й довіри партнерів, які дедалі частіше звертають увагу на те, яким софтом користується компанія.
Для тих, хто лише починає цей шлях, ключові меседжі розмови можна звести до кількох простих тез: почніть з чесного аудиту власних процесів, обирайте партнера, з яким готові вибудовувати діалог ще до старту проєкту, закладайте час і ресурс на тестування й перенесення даних, і, найголовніше, – поясніть команді, заради чого ви це робите. Тоді складний перехід має шанс стати не просто технічним проєктом, а точкою якісного зростання бізнесу.