Search
Close this search box.

Migration from Microsoft Dynamics AX to Microsoft Dynamics 365 Business Central for ER-Consult

Microsoft Dynamics 365 Business Central: ER Consult Case Study

ER-Consult GmbH is an Austrian IT consulting company specializing in the implementation of the Microsoft Dynamics AX (Axapta) and Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management ERP systems. The company’s team has extensive, long-standing expertise specifically in complex AX and F&SCM implementations, and has used AX on premise for its own internal accounting for many years.

The Challenge

The server OS and the SQL server backbone for Dynamics AX reached the end of support, and the old on premise ERP system became a ticking bomb: it could cease operating any month after the next server update. The size of the company and simple, streamlined processes justified Dynamics Business Central. ER Consult approached Clarity Ukraine with the intention of moving from legacy AX to a modern cloud-based ERP system – Microsoft Dynamics 365 Business Central for its own internal accounting. Migrating from AX to F&SCM, which might have seemed the logical next step, was ruled out: for a relatively small consulting company, Business Central offers a more attractive total cost of ownership and ease of use compared to F&SCM.

The core difficulty of the project was the technical data migration and the transition from the standard project management and accounting processes in Dynamics AX/F&O to the standard processes in Business Central. Together with the client, the team implemented the standard – and less complex, more user-friendly – BC accounting, AR, AP, but made one targeted customisation at the professional services (PSA) billing core to stay on par with the D365 for Finance PSA module.

Our Approach

The implementation was built as joint teamwork, with Clarity Ukraine’s expertise supporting the client’s management at every step:

  • Analysis and design. Before making any changes in the system, the teams thoroughly analyzed ER Consult’s existing processes, discussing which ones could and should be brought in line with Business Central standards, and where genuine customizations were actually required.
  • Configuration. Key settings were carried over from AX and adapted to the logic of Microsoft Dynamics 365 Business Central and the company’s needs. In particular, the chart of accounts structure, accounting settings, VAT codes and other parameters required for correct day-to-day operations in the new system were adapted.
  • Modifications and controlled testing. All hypotheses and modifications were first verified in a separate client development environment, allowing parallel user testing to proceed without disruption. Once verified, changes were moved to the test environment, and after approval, into the production environment.
  • Knowledge transfer. Special emphasis was placed on ensuring the client’s internal team not only got the system up and running, but truly understood how it worked. Throughout the configuration process, the ER-Consult team worked through examples, tested scenarios, owned simple date migration tasks, and gradually built its own Business Central competency for the solution’s continued independent development.
The Result

“Day one with D365 BC: the first invoices are coming in and going out, the database is starting to fill up. As a consultant with many years of experience in D365 F&SCM, I can see the new system’s strengths and its shortcomings. I have to say that for day-to-day accounting, Business Central holds up strongly: posting preview is an excellent feature, the built-in VIES number validator saves significant time, and invoice summarization is also a useful function for the professional services industry. Sincere thanks to Clarity Ukraine, and personally to consultant Maryna Khramtsova, for her dedication and persistence.” – Eugen Glasow, Dynamics ERP Architect at ER-Consult GmbH.

ER-Consult successfully migrated from AX to Microsoft Dynamics 365 Business Central and began handling day-to-day accounting in the system – from issuing and processing invoices to full-scale reflection of the company’s operational activity within 2 months. The client’s team came away with both a working new ERP system and a solid enough understanding of Business Central’s logic to keep developing the solution independently going forward.

“Helping a professional consulting company that specializes in AX/F&SCM implementations start using Business Central for its daily accounting is a special kind of satisfaction. We’re glad our team’s expertise is well known both in Ukraine and abroad – it’s especially rewarding that our competencies are valued within the professional Dynamics community. Thank you for your trust!” – Vitaly Kurdyumov, CBDO, Clarity Ukraine.

This case is an example of how Business Central expertise can prove valuable even for companies whose own specialization also lies within the Dynamics 365 product line. The project’s success came from combining deep technical configuration, thorough preliminary testing, and systematic knowledge transfer – precisely what allowed the ER-Consult team not just to receive a new ERP system, but to become confident users and owners of the solution.

Other cases

affa

N-iX

Project Architecture Design and Fit & Gap Phase for N-iX, an IT Services Company by Clarity Ukraine’s team

Read more »
dobavyt podzagolovok 115

Aurora

Retail chain Aurora has used the services of Clarity Ukraine to implement a WMS module for its Romanian store network.

Read more »

ERP-рішення для ІТ (Основний Модуль)

Проєктний облік, управління контрактами, нарахування зарплати та розподіл витрат для ІТ

Комплексне рішення для обліку, управління проєктами й контрактами та розподілу витрат у Dynamics 365 Business Central.

Розширення ERP Suite for IT (основний модуль) для Microsoft Dynamics 365 Business Central від Clarity Ukraine допомагає ефективно керувати проєктно-орієнтованими процесами.

Рішення призначене для ІТ-компаній і організацій, що працюють із клієнтськими проєктами. У поєднанні з іншими розширеннями Clarity Ukraine воно забезпечує зв’язок проєктів із контрактами, автоматизацію обліку доходів без виставлених рахунків (Unbilled Revenue), гнучкий розподіл витрат і зручний облік часу.

Основні можливості:

Інтеграція проєктів і контрактів
Автоматичне застосування умов контракту (ціни, знижки, правила білінгу) та відстеження активностей у розрізі контракту.

Облік Unbilled Revenue
Відображення виконаних, але не виставлених робіт у фінансовій звітності для коректного визнання доходів.

Розрахунок заробітної плати
Гнучкі налаштування зарплати: бонуси, надбавки, утримання та інші компоненти.

Розподіл витрат
Розподіл за різними базами (години, обсяги, %, правила) з детальною аналітикою.

Облік часу та ресурси
Точний тайм-трекінг і прив’язка співробітників до завдань.

Білінг
Формування рахунків на основі фактичних даних і умов контракту.

Придбати

Розподіл доходів та витрат

Додаток «Розподіл доходів та витрат» («Financial allocation») для системи Microsoft Dynamics 365 Business Central. спрямований на автоматизацію розподілу фінансових показників між рахунками Головної книги та аналітиками з урахуванням бізнес-логіки компанії. 

Цей додаток дозволить фінансовим командам відмовитися від ручних розрахунків і таблиць, забезпечуючи точний та прозорий облік витрат і доходів. 

Додаток «Розподіл доходів та витрат» посилює стандартні можливості Business Central, дозволяючи будувати гнучку систему розподілу доходів і витрат, яка не потребує великого часу на підтримку та оновлення правил розподілу особливо за наявності великої кількості аналітичних розрізів. 

Ключові можливості рішення 

Розподіл за правилами між рахунками та аналітиками 

Система підтримує налаштування чітких правил розподілу, які визначають джерела транзакцій за рахунками Головної книги та аналітиками. Суми автоматично розподіляються на цільові рахунки і аналітики відповідно до заданої логіки, що забезпечує стабільність облікових процесів у кожному періоді. 

Використання драйверів і статистичних баз 

Розширення використовує статистичні рахунки як основу для розподілу. У якості драйверів можуть виступати години роботи, виручка, чисельність персоналу, кількісні показники або власні метрики компанії. Це дозволяє відображати фактичне споживання ресурсів у фінансовому обліку. 

Одно- та багаторівневий розподіл 

Користувачі можуть застосовувати як прості сценарії, так і складні багаторівневі моделі. Наприклад, витрати можуть розподілятися послідовно: від підрозділу до співробітника, а потім до проєкту. Такий підхід забезпечує глибоку прозорість собівартості та дозволяє точно аналізувати маржинальність на будь-якому рівні деталізації. приймати обґрунтовані управлінські рішення щодо ціноутворення, оптимізації витрат і розвитку бізнесу 

Контроль через фінансовий журнал 

Усі результати розподілу формуються у Фінансовому журналі перед проведенням. Це дає змогу перевірити розрахунки, внести коригування та погодити операції до їх відображення у Головній книзі. 

Прозорість і готовність до аудиту 

Рішення забезпечує повну простежуваність від джерела до кінцевого розподілу. Зберігається контекст аналітик, що дозволяє швидко перевіряти дані та підтверджувати їх під час аудиту. 

Гнучкість застосування 

Функціональність підходить для роботи з проєктами, центрами витрат, підрозділами та іншими аналітичними структурами. Особливо ефективним є використання для розподілу витрат на оплату праці та загальних витрат на основі табелів або внеску у виручку. 

Придбати

Розширена оборотно-сальдова відомість

Гнучке формування інформації про обороти та залишки за аналітикою
Покращуйте свої звіти з додатком Accounting Reports (Turnovers) для Dynamics 365 Business Central від Clarity Ukraine

Як це рішення може вдосконалити процес звітності та аналізу у вашій компанії:

  1. Зручний інтерфейс звіту
    Звіт чітко відображає залишки, обороти та підсумкові суми за рахунками Головної книги та іншими об’єктами (наприклад, клієнтами чи основними засобами) в одному інтерактивному вікні. Автоматично формується зрозумілий звіт зі структурою, що спрощує аналіз.
  2. Деталізація транзакцій за рахунками
    Розширення дозволяє аналізувати, наприклад, дебіторську заборгованість не лише за клієнтами, а й за рахунками Головної книги з розподілом по клієнтах. Це забезпечує прозору й детальну звітність із точним відображенням, на який рахунок віднесена кожна операція.
  3. Мінімум налаштувань
    Рішення Accounting Reports (Turnovers) для Microsoft Dynamics 365 Business Central дозволяє швидко та легко сформувати оборотно-сальдову відомість. Ви отримуєте структурований звіт, що містить початкові залишки, обороти за період і кінцеві залишки за кожним рахунком у зручній формі з можливістю глибокого аналізу.

Що включає цей додаток?

  1. Гнучке налаштування звітів – вибір необхідних періодів, форматів відображення транзакцій та способу подання даних для зручного перегляду.
  2. Ієрархічний вигляд – завдяки стандартній функціональності “Аналіз” в оборотно-сальдовій відомості можна налаштовувати потрібний рівень деталізації.
  3. Аналіз за вимірами – можливість формувати звіти за проєктами, відділами, регіонами чи іншими важливими для бізнесу показниками.
  4. Експорт даних – швидке вивантаження звітів у Excel для подальшої роботи чи обміну з колегами.
  5. Швидкий доступ до деталей – кожен рядок звіту інтерактивний: у кілька кліків можна розгорнути деталізацію операцій за кожним рахунком.
  6. Збереження шаблонів – достатньо один раз зберегти загальні налаштування, і при наступному перегляді потрібно лише оновити дані та вибрати період аналізу.
Придбати

Облік за договорами

Облік операцій із клієнтами та постачальниками з додатковою деталізацією за договорами
Оптимізуйте управління контрактами з додатком Agreements для Dynamics 365 Business Central від Clarity Ukraine

Посильте свої фінансові операції та отримайте кращий контроль над договірними зобов’язаннями завдяки рішенню Accounting by Agreements — спеціалізованому додатку Clarity для Microsoft Dynamics 365 Business Central. Це рішення забезпечує повноцінний облік і звітність на основі договорів із клієнтами та постачальниками.

Переваги рішення Agreements для вашого бізнесу:

Зручне створення договорів
Легко створюйте та управляйте договорами з клієнтами й постачальниками безпосередньо в Business Central. Уся ключова інформація зберігається в єдиній структурованій картці.

Відстеження контрактів на рівні транзакцій
Під час проведення фінансових операцій ви можете прив’язувати їх до конкретних договорів. Це гарантує точність і прозорість кожного запису, а також дає можливість проводити детальний аналіз.

Прикріплення документів та посилань
Завантажуйте відскановані договори, супровідні документи або додавайте зовнішні посилання безпосередньо до картки договору — усе в одному місці для швидкого доступу.

Планування на основі договорів через Blanket Orders
Перетворюйте договори на конкретні плани за допомогою Blanket Sales та Purchase Orders. Зручно прив’язуйте специфікації до кожного договору для управління повторюваними замовленнями, фіксації цін і оптимізації графіків постачання — при цьому всі договірні зобов’язання залишаються чіткими, централізованими та легкими у виконанні.

Придбати
Заповніть, будь ласка, цю коротку форму і ми зв'яжемося із вами протягом дня
Заявка з сайту New Lead
+

Обмін документами між компаніями

Як Multi–company Documents Exchange покращує ваші щоденні робочі процеси:

  • Легке надсилання документів: Оберіть компанію, до якої необхідно надіслати документ, і опублікуйте його. Підтримується обмін такими документами, як: замовлення на продаж і купівлю, рахунки-фактури, кредитні авізо, загальні, касові та платіжні документи.
  • Оптимізація записів заявок: Отримуйте інформацію про заявки та незастосовані записи в книгах клієнтів (постачальників) після їх проведення в компанії-джерелі.
  • Аналіз бухгалтерських книг: Визначайте, до якої компанії належить документ у загальних, клієнтських і постачальницьких записах. Створюйте аналітичні звіти на основі цих даних.
  • Універсальність: Налаштуйте відповідність рахунків головної книги (GL) і вимірів між компанією-джерелом і компанією-приймачем.

Основні переваги:

  • Гнучкість налаштувань: Операції можуть виконуватися автоматично або вручну залежно від ваших потреб.
  • Простота обміну записами: Позбавляє необхідності шукати записи вручну, що знижує ризик помилок.
  • Підтримка різних налаштувань компаній: Працює навіть між компаніями з різними локальними валютами.
  • Масштабованість рішення: Легко розширюється для підтримки інших типів документів, які можна додати через функціонал MDE.
Придбати

Касовий облік

Облік готівки у Microsoft Dynamics 365 Business Central від Clarity складається з кількох важливих функцій:

Картка каси;

Прибуткові та видаткові касові документи;

Проведені прибуткові та видаткові касові документи;

Друк бланків згідно із українським законодавством.                                                                        

Придбати

Розширене казначейство

Розширене казначейство для Microsoft Dynamics 365 Business Central від Clarity призначене для контролю надходжень та витрат в рамках бюджетів та передбачає:

  • Можливість створення Платіжного доручення з розміщеного інвойсу на закупівлю.
  • Можливість затвердження Заявки на оплату.
  • Можливість створення платіжного доручення на основі затвердженої Заявки на оплату.
  • Можливість додавання Платіжних доручень в якості джерела в Прогнозі руху грошових коштів.
Придбати
Заповніть форму, і ми зв'яжемося із вами в найкоротший термін.
Заявка з сайту
+

Облік робочого часу для сфери бізнес-послуг

Це додаток, що дозволить вам ефективно управляти проєктами і ресурсами, вести розрахунки по проєктах, та аналізувати управлінські показники.

Якщо ви працюєте в сфері розробки програмного забезпечення, консалтингу, юридичних послуг або в іншій сфері, де є необхідність звітувати використані години та планувати ресурси, то цей додаток буде вам супер-корисний!

Якщо ви вже працюєте з Microsoft Project, ви можете з легкістю обмінюватись даними між ним та BusinessCentral, що збільшує ефективність вашого проєктного управління.

Завдяки додатку ви можете легко створювати проєкти, призначати ресурси на проєктні задачі, управляти погодинними ставками та звітувати про використані години перед замовником у вигляді Табелів робочого часу команди. Як результат, ви виставляєте акти/інвойси замовнику по відпрацьованому і прийнятому замовником часу на проєктах.

А ще, з додатку ви зможете легко відслідковувати аналітику по проєктах та ресурсах, побачити фінансовий результат у розрізі проєктів і ресурсів та багато іншого.

Придбати

Облік ПДВ

Додаток для обліку ПДВ призначений для ведення податкового обліку ПДВ відповідно до українського законодавства. Важливою особливістю обліку ПДВ в Україні є принцип “першої події” при реєстрації податкових операцій, а також інтеграція з системою звітності M.E.DOC.

Це рішення доповнює функціональні можливості Business Central наступним:

  1. Рахунки-фактури з ПДВ та коригувальні рахунки-фактури з ПДВ (Додаток 2) для продажу та купівлі
  2. Автоматизований розрахунок ПДВ для операцій продажу за правилом “Перша подія”
  3. Створення податкової накладної, коли ціна продажу нижча за собівартість товару
  4. Облік податкових накладних у разі списання товарів для негосподарської діяльності
  5. Інтеграція з фіскальною системою звітності з ПДВ “M.E.doc”
  6. Реєстр виданих та отриманих податкових накладних
  7. Функція закриття періоду ПДВ
  8. Звіт про обороти з ПДВ

Таким чином, наша Локалізація робить систему не тільки релевантною до вимог законодавства, але і дає звичний інструмент для українських бухгалтерів, що сприяє швидкій адаптації до нової системи.

Придбати

Бухгалтерський облік

Це рішення забезпечує зручність та нативність в наступних функціональних областях:

  • – Загальна функціональність (інформація про компанію, налаштування тощо)
  • – Дебіторська заборгованість
  • – Кредиторська заборгованість
  • – Облік авансів виданих
  • – Облік запасів
  • – Облік основних засобів
  • – Оперативна звітність
  • – Обов’язкова звітність.

При створенні модулів Української Локалізації ми розуміли, що частина функціональності має включати вимоги законодавства (П(с)БО – Положення (стандарти) Бухгалтерського Обліку), а інша частина — відображати звичку українських бухгалтерів до роботи з даними. Наприклад, нетиповий для західного світу подвійний запис операцій з рахунками, де дебет та кредит відображаються в одному рядку, або отримання звітів “аналіз рахунку” чи “шахівниця”.
Таким чином, наша Локалізація робить систему не тільки релевантною до вимог законодавства, але і дає звичний інструмент для українських бухгалтерів, що сприяє швидкій адаптації до нової системи.

Придбати

Персонал та зарплата

Додаток «Персонал та зарплата» для Microsoft Dynamics 365 Business Central від Clarity Ukraine розроблено таким чином, щоб мати розширену можливість реєстрації як персоналу, так і табелів разом з обчисленням і розміщенням записів про зарплату в ERP-системі для того, щоб мати розширені можливості обліку операцій по співробітниках, формування табелів і розрахунку заробітної плати в системі Business Central. 

Це рішення містить функції, які дозволяють:

  1. Зберігати відомості про співробітників: контакти родичів, медичну інформацію, кваліфікацію, вислугу років тощо;
  2. Реєструвати кадрові операції: дату прийняття на роботу, зміну посадових параметрів, переведення з однієї посади на іншу, дату звільнення;
  3. Реєструвати прогул працівника, відпустку, лікарняний, відрядження, роботу у відпустку та інші неявки;
  4. Складати табель обліку робочого часу: за авансовий та зарплатний періоди;
  5. Формувати документи з нарахування заробітної плати: за авансовий та зарплатний періоди, проводити коригування та між розрахункові виплати;
  6. Формувати відомості виплати для різних проєктів заробітної плати: банківські платежі, оплата готівкою чи будь-яким іншим способом оплати;
  7. Створювати графіки відпусток та резерви відпусток.
Придбати

Інтеграція з сервісом електронного документообігу «Вчасно»

Ми інтегрували Business Central із популярним сервісом електронного документообігу «Вчасно» для ще більшої зручності користування. Тепер доступні наступні можливості:

  1. Завантаження переліку документів з «Вчасно» у Business Central;
  2. Можливість відслідковувати статуси документів з «Вчасно» і підписи у Business Central;
  3. Можливість створювати первинні документи у Business Central на основі переліку документів з «Вчасно»;
  4. Процедура у Business Central з відкликання документів, в тому числі підписаних, з «Вчасно»;
  5. Перенос друкованого файлу документа з Business Central у «Вчасно».
Придбати

Співставлення банківських платежів

За допомогою даного додатку ви можете зручно та швидко налаштувати інтеграції з більшістю систем «Клієнт-банк», вивантажувати платіжні доручення та імпортувати банківську виписку в Business Central.

Для вашої зручності реалізовано ідентифікацію картки контрагентів в Business Central при імпорті файлу банківської виписки. А також розпізнавання рядків банківської виписки за певним текстом в призначенні платежу. Наприклад, можна зробити налаштування типу: «Якщо в «Призначенні платежу» є текст «Банк. комісія», підставляти рахунок 921».

Цей додаток спрощує ручне адміністрування системи та покращує користувацький досвід в Business Central. Кожна компанія стикається з необхідністю проводити платежі, отримувати оплати від контрагентів, та оперативно відображати такі операції в обліку, щоб мати змогу бачити сальдо по дебіторський, кредиторській заборгованості.

Легкість в налаштувані інтеграції з більшістю систем «Клієнт-банк»:

  • Вивантаження платіжних доручень з Business Central, та імпорт банківської виписки в Business Central;
  • Ідентифікація картки контрагентів в Business Central при імпорті файлу банківської виписки;
  • «Розпізнавання» рядків банківської виписки за певним текстом в Призначенні платежу.
Придбати