A System That Speaks the Language of the Ukrainian Accountant
Accounting and Tax Accounting in Business Central: Accounting Automation, Financial Reporting, and Expense and Revenue Tracking.
When a Ukrainian business considers implementing an international ERP system, a natural question arises: will it comply with Ukrainian legislation in terms of accounting and financial reporting?
This is precisely the challenge addressed by the Ukrainian localization of Business Central developed by Clarity Ukraine. It goes far beyond translating the interface and providing a set of document templates. It is a foundation that enables full-fledged accounting and tax compliance directly within the system, without the need for any additional accounting tools.
In developing the localization, the Clarity Ukraine team took into account not only legislative requirements (UAS/P(S)BO standards, tax accounting rules) but also the working patterns that Ukrainian accountants are accustomed to: double-entry bookkeeping displayed in a single line, trial balance reports, account analysis, cross-reference ledger, integration with Vchasno, and more.
Three Core Principles
- Full legislative compliance: support for Ukrainian Accounting Standards (P(S)BO), the Ukrainian chart of accounts, and all mandatory reporting forms.
- A tool as close as possible to familiar working patterns, designed to feel intuitive from day one.
- One system for everything: all financial processes within a single ERP, with no parallel bookkeeping in 1C or BAS.
General Ledger (GL)
The Ukrainian localization covers the full spectrum of accounting operations, from chart of accounts configuration to month-end closing and mandatory statutory reporting.
| Feature | Description | Status |
|---|---|---|
| Chart of accounts and sub-accounts | Support for P(S)BO, sub-accounts, and analytical dimensions: counterparty, contract, cost item, financial responsibility center, project, and more. | ✓ Yes |
| Journal entries and transaction logs | Manual and automated postings, transaction journals, and blocking of closed reporting periods. | ✓ Yes |
| Classic accounting reports | Trial balance, account card, sub-account analysis in the format familiar to Ukrainian accountants. | ✓ Yes |
| Accounts Receivable (AR) | Contracts, invoices, completion certificates; advance clearing, overdue receivables monitoring, counterparty reconciliation acts, foreign trade settlement accounting. | ✓ Yes |
| Accounts Payable (AP) | Supplier completion certificates and invoices, contract-based accounting, advance tracking, reconciliation act generation, and payment deadline control. | ✓ Yes |
| Cash and bank accounting | Payment orders, IBAN bank statement import, cash receipt/disbursement orders, cash book, accountable persons, and expense reports. | ✓ Yes |
| Foreign currency and NBU rates | Automatic exchange rate loading, calculation of exchange rate differences (between commercial rate and NBU rate), revaluation of foreign currency balance sheet items. | ✓ Yes |
| Fixed assets and low-value items | Asset cards, depreciation (straight-line, declining balance, accelerated, production-based), revaluation, lease, group commissioning, and disposal. | ✓ Yes |
| Inventory accounting | FIFO / weighted average valuation, batch tracking, stocktaking, freight and handling cost allocation, low-value item tracking on off-balance sheet accounts. | ✓ Yes |
| Month-end closing | Reporting period closing mechanisms with full access control over closed dates./td> | ✓ Yes |
VAT Accounting: No Compromises
Value Added Tax is one of the key requirements when selecting an ERP in Ukraine. The Clarity Ukraine localization implements a complete VAT accounting cycle in accordance with the Tax Code of Ukraine.
|
First-event rule Automatic determination of the date when tax liabilities and/or input tax credit entitlements arise, based on the first of two events: payment or supply. |
Tax invoices and adjustment calculations Generation and registration of tax invoices (TI) and adjustment calculations (AC) in the Unified Register of Tax Invoices (URTI). |
|
Negative VAT balance Accounting for negative VAT amounts and their correct carry-forward between reporting periods in accordance with Tax Code requirements. |
Special situations Accounting for tax invoices where the selling price is below cost. Generation of tax invoices for write-offs related to non-business activities. |
|
VAT return and reporting Trial balance for pre-submission verification; registers of tax liabilities and tax credits by individual tax invoice, for reconciliation against the URTI. |
M.E.Doc integration Import and export of tax documents via M.E.Doc, submission of tax invoices and adjustment calculations to the URTI without manual data entry. |
M.E.Doc and URTI: Without Unnecessary Steps
Integration with M.E.Doc means the accountant never has to leave Business Central to work with tax documents. The entire process, from generating a tax invoice to receiving registration confirmation, takes place within a single window.
- Automatic generation of tax invoices and adjustment calculations based on posted documents
- Transfer to M.E.Doc for signing and registration in the URTI
- Receipt of tax invoice and adjustment calculation registration status within the system
- Import of incoming tax invoices from M.E.Doc and matching against source documents
- Registration status monitoring: registered / rejected / pending review
- Electronic tax invoice journal with filtering and search capabilities
- Support for consolidated and deemed supply tax invoices
Operational and Statutory Financial Reporting
The localization provides a complete set of reports, from daily operational accounting reports to mandatory forms required by regulators.
|
Trial balance A structured report showing opening balances, turnover, and closing balances for any period, with drill-down to sub-account and analytical dimension level. |
Account card A complete chronological record of transactions for any selected account or sub-account, displaying corresponding accounts in a debit/credit format on a single line. |
|
Account analysis / Cross-reference ledger Cross-analysis of account correspondence in the familiar format for verifying the correctness of postings without leaving the system. |
Financial statement forms 1-4 Balance sheet, Income statement, Cash flow statement, and Statement of changes in equity, prepared in accordance with P(S)BO standards. |
|
VAT return and registers Trial balance for pre-submission review; registers of tax liabilities and tax credits by individual tax invoice, for reconciliation against the URTI. |
Printed forms of primary documents Payment orders, cash receipt/disbursement orders, cash book, completion certificates, delivery notes, reconciliation acts. All forms comply with current legislation. |
Localization as a Living Product
The Clarity Ukraine team treats localization not as a one-time project but as an ongoing process. With each Microsoft update (released twice a year), the team publishes localization updates and responds promptly to changes in Ukrainian legislation.
Over the past year, functionality has been significantly expanded: currency revaluation, fixed asset and low-value item accounting, improved inventory procedures, and extended VAT accounting with support for consolidated and compensating tax invoices.
"We realized that simply meeting the formal requirements of the law was not enough. We design the localization so that an accountant can open the system and start working from day one, without encountering any unfamiliar logic."
Що таке локалізація Microsoft Dynamics 365 Business Central для України?
Що таке локалізація Microsoft Dynamics 365 Business Central для України?
Локалізація системи Business Central для України — це набір додаткових функцій системи, які з одного боку адаптують її роботу до вимог українського законодавства, а з іншого – надають певні звичні для українських бухгалтерів інструменти обліку.
Які бізнес-процеси охоплює Локалізація?
Локалізація від Clarity торкається таких процесів, як облік дебіторської і кредиторської заборгованості, облік запасів, облік основних засобів і нематеріальних активів, складання операційної і регламентованої звітності, формування друкованих форм документів тощо. Також рішення забезпечує переклади українською мовою всієї системи / забезпечує україномовний інтерфейс.
Чи підтримує Business Central формування бухгалтерської та податкової звітності України?
Так. Прикладами регламентованої звітності є такі звіти як Баланс, Звіт про фінансові результати, Звіт про рух грошових коштів, Декларація з ПДВ тощо. Також в системі реалізовано операційні звіти, такі як, наприклад, оборотно-сальдова відомість, аналіз рахунку, акти звірки з клієнтами і постачальниками та інші.
Чи є в системі друковані форми документів за українськими стандартами?
Так. Локалізація містить друкованих форми типових документів: рахунки, акти, видаткові накладні, акти переміщення і списання запасів, акти обліку основних засобів (введення в експлуатацію, переміщення, списання) та багато інших.
Як здійснюється облік ПДВ у локалізованій версії Business Central?
Облік ПДВ здійснюється за правилами “першої події” і з урахуванням особливих випадків обліку: “нульові накладні”, пропорційний розподіл ПДВ, списання товарів у негосподарську діяльність тощо. Є інтеграція з системою M.E.Doc, також вбудовані механізми контролю і звірки ПДВ: оборотна відомість з ПДВ, аналіз податкового кредиту і зобов’язання.
Чи є можливість вести облік кадрів і розрахунок зарплати згідно з законодавством України?
Так, частиною Локалізації від Clarity є повноцінна функціональність обліку кадрів, табельного обліку відпрацьованого часу і розрахунок зарплати. Ця частина інтегрована з фінансовим блоком шляхом формування бухгалтерських проводок по зарплаті.
Як швидко робляться оновлення української локалізації Business Central?
Тут є дві складові.
Перша – зміни українського законодавства щодо обліку та звітності. Ми постійно відслідковуємо такі зміни та оперативно відображаємо їх в оновленнях.
Друга – ми регулярно розширюємо функціональність Локалізації з урахуванням вимог і побажань наших клієнтів. Тут ми покладаємось на план розвитку та внутрішні пріорітети.
Як правило, ми випускаємо одне або декілька оновлень кожного місяця. У випадках термінових змін, оновлення можуть виходити поза планом.
Хто відповідає за підтримку української локалізації Business Central?
Локалізацію розроблено нашою компанією Clarity Ukraine. Ми є офіційним партнером Microsoft, із найвищим статусом Business Application Partner. Спеціальна команда всередині нашої компанії забезпечує розробку та розвиток Локалізації, її впровадження, проведення навчання замовників, надання оновлень та технічної підтримки користувачам в Україні.
Чи може замовник сам підтримувати і розвивати локалізацію Business Central?
В певному сенсі так. Не можна змінювати ядро коду Локалізації. Але можна створювати додатковий функціонал навколо Локалізації, згідно правил розробки додатків (Extensions) в Business Central. Зв’язок з Локалізацією відбувається через певні тригери (events) в Локалізації, перелік яких надає Clarity Ukraine, а також створює нові, якщо виникає потреба у замовника.