TechExpert
ІТ-компанія TechExpert впровадила Microsoft Dynamics 365 Business Central на заміну обліковому софту російського походження – 1С.
Результати проєкту впровадження Microsoft Dynamics NAV 2018 в Kernel Trade
Проєкт впровадження Microsoft Dynamics NAV в Kernel Trade тривав 4 роки та став одним із наймасштабніших в нашій практиці. Хочемо поділитися із вами подробицями впровадження ERP для аграрного гіганта України.
Kernel – найбільший в Україні виробник та експортер зернових, лідер світового ринку соняшникової олії, ключовий постачальник сільськогосподарської продукції з регіону Чорноморського басейну на світові ринки, оператор зернових експортних терміналів №1. Свою продукцію Kernel експортує до понад 70 країн світу. У команді Kernel працює 11 000 професіоналів. З перших днів повномасштабного вторгнення компанія допомагає військовим та цивільним. Загальна сума підтримки склала вже понад 2,1 млрд грн.
Digital-історія Kernel починалася багато років тому. У 2004 році Фінансовий департамент компанії впроваджував першу ERP-систему Dynamics NAV. Пізніше додавалось багато різноманітних цифрових проєктів та новацій в Агробізнесі, які були об’єднані в єдину інноваційну систему агровиробництва DigitalAgriBusiness. Але в цій історії успіху ми сфокусуємо увагу на впровадженні ERP-системи Microsoft Dynamics NAV 2018 – потужному та місткому проєкті, що тривав понад 4 роки, та, попри Covid-кризу і повномасштабну війну, був успішно завершений у заплановані терміни.
Передумови
Підготовка до проєкту почалася на початку 2018 року. На той момент компанія майже 15 років використовувала та розвивала одну з попередніх версій системи. Основними передумовами переходу на нову ERP-систему було бажання Kernel мати сучасний інструмент обліку і контролю діяльності компанії, що за 15 років розвинулась до найбільшого в Україні гравця на агроринку.
Отже, у 2018 році поточна версія ERP-системи застаріла – були наявні технологічні обмеження щодо розвитку, багато процесів та контролів у системі вже не задовольняли вимоги бізнесу. У компанії була створена нова внутрішня група для майбутнього проєкту, яка ретельно опрацювала різноманітні сценарії щодо нової платформи.
Вибір був зроблений на користь нової версії Dynamics NAV, на той час – Microsoft Dynamics NAV2018. Основна причина – найкраще співвідношення «вартість/якість» та схожість нової версії до старої у функціоналі, архітектурі та інтерфейсі користувача, що мало заощадити час на навчанні великої кількості персоналу Kernel.
Для виконання проєкту обрали досвідчену команду фахівців з Dynamics NAV, які наразі є ключовими консультантами та тім-лідами в Clarity Ukraine.
Етапи проєкту
Впровадження ERP-системи в компанії такого масштабу, як Kernel, потребувало відповіді на питання – яким чином будувати проєкт? Це має бути створення нової системи і єдиний запуск чи поетапна реалізація і впровадження частинами? Зваживши потенційні ризики та переваги кожного підходу, було вирішено рухатися поетапно.
Першими в якості «пілотних» були реалізовані відносно невеликі проєкти: «Управління рухом грошових коштів» – централізоване управління cashflow на рівні керуючої компанії, та «Управління ризиками контрагентів» – інтеграція із сервісами YouControl та YouScore для перевірки контрагентів. Ці проєкти допомогли усвідомити можливості Dynamics NAV на практиці, відпрацювати взаємодію із нашою проєктною командою. Реалізація цих проєктів зайняла близько пів року.
Після цього розпочався наступний етап – впровадження процесів «Управління закупівельною діяльністю». Їх ядром стала унікальна бізнес-модель роботи з постачальниками зерна: від формування бюлетеня цін та управління взаєморозрахунками з постачальниками до управління заявками на кредитування та інтеграцією із системою електронного документообігу KernelEDocs. Також було розширено функцію управління платежами при розрахунках із постачальниками – створено ланцюжок затвердження платежів залежно від різних умов. Реалізація цього етапу тривала 9 місяців.
Слідом за запуском роботи закупівельної діяльності у новій системі, було одразу розпочато планування і запуск наступного етапу – «Управління запасами й продажами». Цей підпроєкт охоплював процеси продажів зернових, соняшникової олії наливом та пляшкової продукції, планування виробництва олії на ОЕЗах. Складність цього етапу полягала у великій кількості співробітників, залучених до робіт, їхньої територіальної розпорошеності та різноманітності сценаріїв продажів. До запуску системи по цьому етапу пройшов майже рік.
Паралельно з етапами щодо управління закупівлями, запасами та продажами, внутрішніми силами Kernel виконувався підпроєкт «Управління транспортною логістикою».
Останнім етапом, який дозволив відключити стару систему, став підпроєкт «Управління фінансами та бухгалтерський облік» – це бухгалтерський та податковий облік, основні засоби, підзвітні особи, собівартість, вся фінансова і бухгалтерська звітність. Цей етап тривав ще 9 місяців.
Складнощі
Сам по собі проєкт подібного масштабу є дуже складним у керуванні, синхронізації вимог різних груп стейкхолдерів та користувачів. Поетапний перехід також потребує розробки складних тимчасових «містків» між старою і новою системою. Ці виклики були подолані завдяки професійному управлінню проєктом, системою мотивацій внутрішньої команди та безпосередньому залученню топменеджменту компанії у нагляд за рухом проєкту і розв’язання спірних питань в процесі виконання. Але проєкт зазнав також і зовнішніх випробувань.
Так, в 2020 році стався COVID-карантин, який повністю змінив парадигму тактики впровадження. Якщо до цього, всі зустрічі між членами спільної команди відбувалися фізично оффлайн, а деякі групи користувачів відряджалися до центрального офісу для навчань, то в період карантину всі перейшли на онлайн-режим роботи. На щастя, високий професіоналізм та мотивація проєктної команди дозволила опанувати новий спосіб комунікацій і часи карантину не погіршили очікувані терміни проєкту.
Ще більшим викликом став період повномасштабного вторгнення росії в Україну, який припав на останній етап впровадження. Бойові дії на територіях, де присутні активи Kernel та блокування морського шляху логістики могли стати причиною для «заморозки» проєкту. Але керівництво компанії прийняло рішення проєкт продовжувати, попри складнощі й обмеження. Проєктна команда перегрупувалася і закінчила останній етап, не зірвавши загального запланованого терміну.
«Цей проєкт, здається, відноситься до тих, що на початку можуть викликати тривогу через свій масштаб і складність, але, виконавши його, ви відчуваєте гордість. У процесі реалізації виникали моменти, коли я сумнівалася у термінах проєкту або в його складових, але зараз я можу сказати, що з правильною підготовкою, завдяки високому професійному рівню і залученню вмотивованих співробітників та партнерів, такі проєкти завершуються успішно. Я вдячна всій нашій команді та партнерам, які віддали багато енергії цій надзвичайно важливій для компанії діяльності» – коментує проєкт Анастасія Усачова, членкиня Наглядової Ради Kernel (на час впровадження – CFO групи).
Результати впровадження
Сьогодні усі співробітники управляючої компанії Kernel Trade працюють в єдиному інформаційному середовищі Microsoft Dynamics NAV 2018 із системою документообігу KernelEDocs на базі SharePoint. ERP-система допомагає ефективно управляти процесами закупівель та продажів, забезпечувати співробітників різних рівнів необхідною інформацією в онлайн режимі за допомогою BI звітності, при цьому вирішуючи одночасно завдання управлінського та бухгалтерського обліку.
Загальна кількість користувачів Kernel, які тою або іншою мірою працюють в системі перевищує 700 співробітників. Якщо говорити про конкретні здобутки, що отримав Kernel після впровадження Dynamics NAV, цей перелік виглядає наступним чином:
- Скорочення термінів підготовки фінансової звітності в середньому на 5 днів.
- Скорочення витрат на проведення аудиту фінансової звітності внаслідок впроваджених контролів в системі.
- Мінімізація фінансових, податкових та репутаційних ризиків за допомогою централізованої перевірки контрагентів. Удвічі скоротилася кількість кейсів підписання угод із ризикованими контрагентами.
- Можливість управляти ліквідністю, планувати cashflow.
- Швидкість та прозорість оформлення закупівель у постачальників зерна, пришвидшилась у 3 рази.
- Можливість вести облік угод трейдингу та контролювати виконання договорів.
- Планування та облік усіх товарних витрат. До впровадження ERP Dynamics NAV 2018 20% певних витрат не потрапляли автоматично до обліку і планування.
- Можливість будувати фінансову-аналітичну звітність онлайн у вбудованій BI-системі.
Поточна ситуація
Розвиток інформаційних технологій не зупиняється. Наразі, нащадком системи Dynamics NAV є «хмарна» Microsoft Dynamics 365 Business Central. Kernel почав низку проєктів по запуску Business Central у своїх закордонних представництвах. Першим таким вдалим запуском стало представництво у Швейцарії. Логічним кроком у майбутньому планується також поступовий перехід з Dynamics NAV на Business Central всієї управляючої компанії Kernel Trade.
Фактори успіху проєкту впровадження
Дотримання стратегічного плану впровадження й очікуваних показників такого складного проєкту викликає не тільки повагу, але й цікавить з огляду на те, які чинники вплинули на такий успіх.
Окрім синергії та професійності команд Kernel та Clarity Ukraine, керівник проєктів фінансової функції від Kernel Digital – Олександр Рачіба зазначає цілу низку факторів. Олександр є досвідченим фахівцем із впровадження різних ERP-систем, безпосередньо управляв всіма вищезазначеними етапами проєкту впровадження Dynamics NAV 2018.
Ось деякі важливі аспекти, на які слід звернути увагу перед стартом проєкту впровадження ERP:
- Реальна підтримка і залученість топменеджменту компанії у проєкт.
- Розробка стратегії мотивації внутрішньої проєктної команди, зокрема заохочення за вчасне виконання проєктних задач, оскільки, для співробітників це додаткове навантаження.
- Створення культури автоматизації та оптимізації процесів, здійснення навчання процесу змін. Ефективне навчання допомогло зменшити опір персоналу до змін та впровадження нової технології.
- Активне залучення користувачів різних ланок при впровадженні системи. Ініціатива не має йти тільки з боку обмеженої кількості залучених осіб в компанії.
- Розуміння бізнес-процесів та бізнес-потреб компанії ключовими людьми компанії. Те, наскільки динамічно й узгоджено формуються вимоги до нової системи вплине на терміни і вартість її впровадження.
- Визначення ризиків щодо впровадження ERP-системи та формування заходів щодо їхньої мінімізації.
- Вибір правильного партнера. Надійний партнер, що має відповідний досвід, а також налаштований на результат при будь-яких складнощах – це запорука успіху.
«Kernel ставить найвищі вимоги до всього — і до роботи підрядників, і до власної команди. Такого за 20 років у ERP-проєктах я майже не зустрічала. Це вражає, зважаючи на розміри загальної проєктної команди, яка на певних етапах сягала близько 40 консультантів і розробників. Ми пишаємось цією співпрацею, довірою та взаємною повагою яка склалася між нами протягом тривалого проєкту. Понад усе нас драйвить долученість до глобального бізнесу, чиї етичні принципи та вектори розвитку мотивують та надихають. Наразі ми завершили проєкт впровадження Business Central у швейцарській дочірній компанії Kernel, та плануємо подальші проєкти для аграрного гіганта України», — коментує співпрацю Таїсія Бондар, CEO Clarity Ukraine.
Про компанію Kernel:
Kernel – найбільший в Україні виробник та експортер зернових, лідер світового ринку соняшникової олії. На частку компанії припадає близько 8% світового експорту соняшникової олії. Свою продукцію Kernel постачає до понад 70 країн. Компанія є лідером із запровадження інновацій для агропромислового комплексу України. IT-технології застосовуються на всіх етапах — від вирощування сировини до реалізації готової продукції.
Про компанію Clarity Ukraine:
Сlarity Ukraine — це спеціалізована ІТ-консалтингова компанія, що фокусується на впровадженні ERP-системи Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV). Компанія сприяє зростанню та масштабуванню своїх замовників, шляхом автоматизації їхніх бізнес-процесів у сучасній ERP-системі та середовищі додатків Microsoft 365 та Power Platform.
Інші наші кейси
Torwell Group
Torwell Group — міжнародна група компаній, яка розвиває проєкти в ритейлі, комерційній нерухомості та готельному бізнесі
Стар-Буд
Результати впровадження Business Central у компанії «Стар-Буд». Повна автоматизація процесів дистрибуторського бізнесу та заміна софтів російського походження.